GESTÃO DE
DOCUMENTOS - o documento sempre estará
atrelado ao compartilhamento do conhecimento, à tomada de decisões,
concretização de negócios, processo de compra e venda e outras importantes
ações. Por isso, as instituições deverão criar estratégias para gerenciá-los de
forma eficaz e rápida.
GERENCIAR
DOCUMENTOS É CUIDAR DE TODA A VIDA INFORMACIONAL DA INSTITUIÇÃO.
OBJETIVOS DE
UM PROGRAMA
DE GESTÃO DE
DOCUMENTOS
- controle
sobre a produção documental;
-
racionalização do fluxo de documentos;
- melhoria dos
serviços arquivísticos;
- aumento da
eficácia;
- garantia dos
direitos de cidadania;
- suporte para
as decisões político-administrativas.
ARQUIVOS
- apoio à
organização do Estado e da Sociedade .
POLÍTICA
NACIONAL DE ARQUIVOS
- baseia-se em
princípios teóricos da moderna arquivologia;
- a
administração pública necessita de reestruturação para implantação dessa
política.
AMPARO LEGAL
CONSTITUIÇÃO
FEDERAL DE 1988, parágrafo 2º do artigo 216:
”cabem à
administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental
e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.
LEI nº 8.159,
de 8 de janeiro de 1991:
- dispõe sobre
a política nacional de arquivos públicos e privados;
- preconiza a
revitalização dos serviços arquivísticos do Poder Público por meio de programas
de gestão de documentos, que reúnam procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.
FUNÇÕES DO
ARQUIVO
ü
Guarda
ü
Conservação
ü
Acessibilidade
FINALIDADE DOS
ARQUIVOS
ü
SERVIR À ADMINISTRAÇÃO VALOR
ADMINISTRATIVO
ü
SERVIR À HISTÓRIA
ü
VALOR HISTÓRICO
CÓDIGO DE
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
- utilizado
para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido;
- agrupa os
documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e
facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção,
eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos.
A CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS POR ASSUNTO É OBRIGATÓRIA
Resolução nº 14, de 24/10/01, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
-
Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28/3/96, que dispõe
sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração
Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes
dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e
os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica
de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as
Atividades-Meio da Administração Pública.
POR QUE MUDAR A FORMA DE ARQUIVAR SE O RECEBIDO E O
EXPEDIDO EXISTE E FUNCIONA DESDE TEMPOS IMEMORIAIS?
1) Demora-se mais tempo
para recuperar um documento quando não se sabe o número que por assunto;
2) É
mais fácil o interessado saber o assunto do documento de seu interesse que a
espécie, a data, e o número que ele recebeu.
E O MAIS IMPORTANTE:
O QUE
REALMENTE IMPORTA?
Especialistas
do Arquivo Nacional pesquisaram por 17 anos a Administração Pública para chegar
a conclusão de que a melhor forma de arquivar e recuperar documentos é por
assunto. Portanto, exercite a flexibilidade e a capacidade de mudar.
TABELA DE TEMPORALIDADE
VOCÊ SABIA QUE A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS É LEGAL?
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente,
que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência,
recolhimento ou destinação final de documentos.
QUE EXISTEM DOCUMENTOS QUE
PODEM SER ELIMINADOS EM UM ANO;
OUTROS SOMENTE APÓS 100 ANOS; E OUTROS QUE DEVERÃO SER DEFINITIVAMENTE
PRESERVADOS?
-
Ver Resolução nº 14, de 24/10/01, do Conselho Nacional de
Arquivos – CONARQ.
QUE DESTRUIR, INUTILIZAR OU
DETERIORAR ATO ADMINISTRATIVO DÁ PENA DE RECLUSÃO, DE UM A TRÊS ANOS, E MULTA?
- Ver Lei de Crimes Ambientais nº
9.605, DE 12/02/98.
NÃO DESTRUA UM
DOCUMENTO ANTES DE CONSULTAR O ARQUIVISTA; VOCÊ PODE ESTAR MUTILANDO A HISTÓRIA
DO BRASIL!
POR QUE
PRESERVAR?
-
Uma informação perdida por
um administrador no passado, acarretará gastos e perdas de tempo, se outro
administrador, no presente, necessitar dessas informações.
-
Menos recursos humanos e
materiais serão gastos se as informações estiverem organizadas e preservadas.
POR QUE
PRESERVAR?
u
Ninguém ou poucos sabem, mas
planos para a ponte rio-Niterói de 1872 ajudaram quase cem anos depois a conhecer a evolução das águas na Baía de
Guanabara.”
RECOMENDAÇÕES TÉCNICAS
- implantação de uma Política de Gestão de Documentos
e Arquivos;
- criação da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos;
- atualização do Sistema Informatizado de Gestão de
Documentos e Arquivos;
- elaboração de Código de Classificação de
Documentos das atividades-fim;
- elaboração de Tabela de Temporalidade de
Documentos das atividades-fim;
- assistência técnica às unidades organizacionais
para implantação dos Arquivos Setoriais;
- classificação e avaliação dos documentos
armazenados no Arquivo Central;
- elaboração de Manual de Procedimentos para Produção,
Recebimento, Tramitação, Expedição, Arquivamento, Avaliação, Transferência e
Recolhimento de Documentos;
- realização de palestras de sensibilização;
- realização de treinamento de pessoal para
operacionalizar as atividades de gestão de documentos e arquivos;
www.metodocad.com.br
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