Organizar documentos de RH

por Cátia Rodrigues

Você sabia que os cartões de ponto dos funcionários devem ser guardados pela empresa durante um período de cinco anos? E que em relação às folhas de pagamentos o prazo é de pelo menos 30 anos! Isso sem falar dos documentos relativos a acidentes de trabalho, que devem estar devidamente arquivados por 20 anos após a volta do empregado ao batente. Pois é. A área de RH é obrigada por lei a manter estes e outros papéis em ordem durante determinado tempo.

Saber que os documentos estão organizados e arquivados não só deixa os donos da empresa mais seguros em caso de alguma inspeção de fiscais do Trabalho, como também facilita, e muito, a vida dos profissionais de recursos humanos quando precisam agilizar os papéis, digamos, de um funcionário prestes a se aposentar.

Quer ganhar tempo na recuperação de informações importantes sobre seu pessoal? Então trate de seguir os conselhos de especialistas.

Mantenha tudo em ordem – O primeiro passo é separar os documentos por assunto e colocá-los em pastas. No fim do ano, esses papéis devem ser guardados em envelopes específicos. Se for preciso manuseá-los de tempos em tempos, eles devem seguir para o arquivo ativo. Se não, para o inativo (em geral uma empresa terceirizada fica responsável pelo depósito e pela guarda desse "arquivo morto").

Praticamente todos os documentos – FGTS, folhas de pagamentos, cartões de ponto e guias de INSS, entre outros – devem ser organizados por ordem cronológica. A exceção fica por conta dos prontuários dos funcionários, que devem ser mantidos em ordem alfabética.

Não acumule papéis – A quantidade de papéis que a área de RH tem de manipular diariamente ou mensalmente é enorme. Portanto, se você não tiver tempo de guardar os documentos no mesmo dia, tente pelo menos arrumar tudo uma vez por semana. Para tanto, é preciso ter disciplina. Só assim você evita o risco de perder algum documento importante.

Encaderne os documentos – Providenciar a encadernação de papéis que precisam ser guardados por muito tempo. “Acaba virando um livro de capa dura e, com isso, os documentos ficam muito mais protegidos”,

Contrate profissionais habilitados – Se sua empresa prefere tratar do assunto por conta própria, é aconselhável ter um funcionário só para cuidar da organização e do arquivamento de toda a papelada. O ideal é que seja um arquivista habilitado. Mas se ele não tiver essa formação, é indispensável pelo menos ter longa experiência nesse tipo de serviço, pois é um trabalho metódico que requer muita concentração, paciência e zelo.

Cuidado com a preservação! – Os arquivos devem ser mantidos em áreas limpas e bem ventiladas. Nada de poeira acumulada sobre os papéis! Outros inimigos da boa conservação dos documentos são a umidade e sol. Além disso, o local precisa ser dedetizado a cada seis meses, em média, para evitar a presença indesejável de traças, cupins, baratas e outros insetos.

FONTE: Canal RH

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