TEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOS‏

Federal Trabalhista e Previdenciário Tipos de Documentos Prazo de Guarda pela Empresa Ínicio da Contagem Amparo Legal - Acordo de compensação de horas 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT -Acordo de prorrogação de horas 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT - Atestado de Saúde Ocupacional Tempo de validade Item 7.4.5 Poraria SSST nº 24/94 - CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 36 meses Primeiro dia do exercício seguinte Par 2º art 1º, Port. MTb nº 194/95 - Carta com Pedidos de Demissão 5 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho - CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ART.32 E 45 LEI 8.212/91 - CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas 5 anos Próximo processo eleitoral Item 5.40 Port. MTb nº3.214/78 - CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas Indeterminado Item 5.40 Port. MTb nº3.214/78 - COFINS - Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) 5 anos Data do recolhimento Par. 2º, art. 10, Lei Compl. nº70/91 - Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art.32 e 45 lei 8.212/91 - Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art.32 e 45 lei 8.212/91 - Comunicação do Aviso Prévio 5 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT - Contrato de trabalho Indeterminado - DARF´s - PIS (Programa de Integração Social) 10 anos Data do recolhimento Art.3º, 10º Dec-lei nº 2052/83 - Depósitos do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art23, Par. 5º, Lei 8.036 de 11 de Maio de 1990. - Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.) Livro Diário 10 anos Indeterminado Primeiro dia do exercício seguinte Art. 209 e 210 do Decreto nº3.048/99 - Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual 3 anos Primeiro dia do exercício seguinte Item 13 Port.MTb nº 3214/78 - FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social 10 anos Data do recolhimento Art 31 e 44 Dec. nº 92698/86 - Folha de pagamento 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art 32 e 45 lei 8.212/91 - GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social 30 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho Item 11 sa Resolução INSS nº 19/2000 - GPS (Guia da previdência Social) - original 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Itens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPS - GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical 5 anos Art. 173 c/c Art. 150 Código Tributário Nacional - GRE - Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos Próximo processo eleitoral Art 23 Par. 5º Lei 8036 de 11 de Maio de 1990 - Histórico clínico 20 anos Primeiro dia do exercício seguinte Item 7.4.5 Port.SSST nº 24/94 - Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias Livro Diário Livro Razão 10 anos Indeterminado 1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art 32 e 45 lei 8.212/91 - Livro "Registro de Segurança" Exist. do equipamento Item 9.3.8.1 Port.SSST mº25/94 - Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado - Livros ou fichas de Registro de Empregado Indeterminado - Livros, cartão ou fichas de ponto 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX,art.7 ºCF,art art.11 CLT - Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT) 5 anos Data do comprovante de entrega Item 4.12 Port. MTb nº 3214/78 - PIS-Programa Integração Social - PASEP - Progr.Formação Patrim. Serv. Público 10 anos Data de recolhimento Art. 3º e 10 Dec.-leinº2052/83 - PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte - RAIS - Relação Anual de Informações Sociais 10 anos Data de entrega Art. 3º e 10 Dec.-lei nº 2052/83 - RE - Relação de Empregado do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 23 Par.5º Lei nº 8036/1990 - Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Indeterminado Portaria SSST nº 04/95 - Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT - Recibo de pagamento de salário 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT - Recibos de pagamento de férias 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT - Recibos de pagamento do 13º salário 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT - Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual Indeterminado Item 9.3.8.1 Port. SSST nº 25/94 - Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) 20 anos Planejamento anual seguinte Art.23 Par. 5º Leinº 8036 - RFP - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos Data do recolhimento Item 3 da Resolução INSS nº 637/98 - Salário-educação - documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 7º IN nº 1/97 - Salário-familía - documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Par. 1º Art. 84 Dec. 3048/99 - SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social 30 anos 1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da cinstituiçãp do crédito anteriormente efetuado Item 11 da Resolução INSS nº 19/2000 - Seguro Desemprego - Comunicado de Dispensa 5 anos Data da extinção do contrato de trabalho Par.Único Art. 5º Resol. 71/94 - Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho 5 anos Data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX,art.7º CF, art. 11 CLT

   Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

   

Federal Comercial Fiscal Tipos de Documentos Prazo de Guarda pela Empresa Ínicio da Contagem Amparo Legal - Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 7º IN SRF nº 68/95 - Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc) 5 anos Data da emissão de seu parecer Resolução - Compensação mercantil 20 anos Art. 10 Cód. Coml.Brasileiro - Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art.10 IN SE/MINC/SRF nº 1/95 - Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art. 37 Lei 9430/96, inciso III art. 45 Lei 8981/95 e art. 173 CTN - Contrato de Seguros - informação de valores 20 anos Término da vigência Resolição CFC nº872/2000 - Contratos de seguros de bens - documentos originais 5 anos Término vig. ou prazo prescricional, o que for maior Resolução CFC nº 872/2000 - Contratos de seguros pessoas - documentos originais 20 anos Término da vigência Resolução CFC nº 872/2000 - Contratos Previdenciários Privados 20 anos Término da vigência Art. 3º ao 7º Circ. SUSEP 74/99 - DECORE - Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Resolução CFC nº 872/2000. - DIPJ - Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal - Pessoa Jurídica 5 anos Primeiro dia do exerciício seguinte MIPJ, IN SRF nº 28/2000 - DIRF - Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte 5 anos Data da entraga à SRF Art. 25 da IN SRF 146/99 - Extinção das debêntures 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 74 da Lei 6.404/76 - Imposto de Renda - documentos relativos à declaração (geral) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) - comprovantes de escrituração 5 anos Ocorrência fato gerador 1º dia exerc. seguinte ou data anulação.constituição crédito anteriormente efetuado Art. 116,421, DEC. nº 2637/98 c/c art. 37 Lei nº 9430/96 - Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial Livro Diário Livro Razão 5 anos Indeterminado 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art. 174,195 do Cód. Tributário Nacional - Novação mercantil 20 anos - Pagamentos mercantis 20 anos - S\A - Títulos ou contratos de investimentos coletivos 8 anos Primeiro dia do exercício seguinte - Títulos de capitalização - documentos originais 20 anos Término da vigência ou resgate, o que for maior - Títulos de capitalização - informações de valores 20 anos Términno da vigência

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

  

Estadual Fiscal Tipos de Documentos Prazo de Guarda pela Empresa Ínicio da Contagem Amparo Legal - Bilhete de Passagem Arquivário 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Bilhete de Passagem e Nota Bagagem 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Bilhete de Passagem Ferroviário 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Bilhete de Passagem Rodoviário 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Carnê de recolhimento - ME e EPP anterior regime de estimativa 5 anos Art. 193 do RICMS Art. 193 do RICMS - Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Cupon Fiscal emitido por ECF 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Despacho de Transporte 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Documentos fiscais e formulários não emitidos - Desenquad. ME/ EPP 5 anos Art. 193 do RICMS Art. 193 do RICMS - Livro de Movimento de Combustíveis 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registro de Entradas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registro de Saídas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Apuração do ICMS 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Apuração do IPI 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Inventário 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Selo Especial de Controle 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Manifesto de Carga 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Nota Fiscal de Serviços de Comunicação 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicação 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Nota Fiscal de Serviços de Transporte 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Nota Fiscal de Venda a Consumidor 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Nota Fiscal/Conta de energia elétrica 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Ordem de Coleta de Cargas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Resumo de Movimento Diário 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89.

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

   

Municipal Comercial Fiscal Tipos de Documentos Prazo de Guarda pela Empresa Ínicio da Contagem Amparo Legal - Documentos em geral 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Nota Fiscal - Fatura de Serviço 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Nota Fiscal de Serviço 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

   

Livros Fiscais – Prazo de Conservação

As empresas num modo geral – indústria, comércio e prestadoras de serviços – devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. – p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crédito do imposto (ICMS/IPI) terá a sua prescrição em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretação equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentações sem observar as regras de outros tributos.

Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prevê tratamento especial para conservação de documentos relacionados à toda atividade praticada, incluindo neste caso a própria documentação do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pública tem o direito de constituir o crédito tributário, ou seja, exigir o tributo administrativamente, até 5 anos do primeiro dia do exercício àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o período necessário para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurídica ocorre com a entrega da declaração – DIPJ – no exercício seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teríamos uma contagem totalmente alargada para fins de conservação de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contábeis.

Ano do registro dos fatos administrativos e contábeis 1996 Ano da entrega da declaração do imposto de renda 1997 Início da prescrição (CTN/66, art. 173, inciso I) 1998 (+) 5 anos para ocorrência da prescrição (1998 + 5) 2003 Prazo necessário para guarda dos documentos (1996 – 2003) 7 anos Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI 5 anos

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n.° 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de “compras", exigido pelo imposto de renda, foi     substituído pelo livro "registro de entradas modelos 1 e 1-A" , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princípio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrição, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.