INTRODUÇÃO À GUARDA E ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Este guia tratará dos prazos de guarda e manutenção de livros e documentos fiscais, seja de competência federal, estadual ou municipal, bem como das multas decorrentes da falta, atraso ou incorreção no cumprimento das obrigações acessórias.

Embora a legislação nos aponte a regra geral para guarda de livros e documentos, devemos ter atenção nos prazos de guarda de documentos trabalhistas, previdenciários e tributários, que por vezes são conflitantes, e por outras omissas, restando-nos, sugerir neste guia, a forma mais correta de acordo com a legislação atual.

Não se pretendeu esgotar o assunto, mas sim buscar o que há de mais relevante no cotidiano empresarial.

REGRA GERAL

PREVIDENCIÁRIA

Na esfera previdenciária, a contagem do prazo decadencial se dará nos moldes do artigo 348 do Decreto nº 3.048/99, que determina o prazo de 10 (dez) anos para a seguridade social apurar e constituir seus créditos, in verbis:

“Art. 348. O direito da seguridade social de apurar e constituir seus créditos extingue-se após dez anos, contados:

I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído; ou

II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, a constituição de crédito anteriormente efetuado.”

Apurado e constituído o crédito de forma definitiva, a seguridade social terá ainda o prazo prescricional de 10 (dez) anos para executar o referido crédito, no forma do artigo 349 do mencionado Decreto, in verbis:

“Art. 349. O direito da seguridade social de cobrar seus créditos, constituídos na forma do artigo anterior, prescreve em dez anos.”

Dito isto, o prazo para guarda dos documentos previdenciários será de 10 (dez) anos, exceto quando houver cobrança administrativa ou judicial interposta pela seguridade social para executar o crédito constituído. Nesse caso, os documentos deverão ser guardados por prazo indeterminado (término da cobrança).

TRABALHISTA

DIREITO INDIVIDUAL

O prazo decadencial previsto é de 05 (cinco) anos para os trabalhadores rurais e urbanos, com limite de 02 (dois) anos, como prazo prescricional para a formalização de reclamação (artigo 11 da CLT).

A contagem do primeiro retroage, ou seja, os documentos pertinentes à guarda e conservação que dizem respeito à relação empregatícia que já contam com esse prazo, podem, via de regra, ser inutilizados, pois, em possível reclamatória o empregado só poderá discutir eventuais créditos trabalhistas dos últimos 05 (cinco) anos, a contar da data do ingresso da ação.

Quanto ao segundo prazo, de 02 (dois) anos, esse terá início a contar da data da extinção do contrato de trabalho.

ADMINISTRAÇÃO

Além da regra geral que se aplica ao direito individual trabalhista, ainda temos regras próprias de caráter administrativo. Assim, contamos com o prazo prescricional de 30 (trinta) anos para os documentos relacionados ao FGTS e 10 (dez) anos para os comprovantes de pagamento do PIS/PASEP, e comprovante de entrega da RAIS.

A contagem desses prazos, com exceção aos documentos do FGTS, iniciará a partir da data fixada para recolhimento.

TRIBUTÁRIA

O prazo de guarda e manutenção de livros e documentos fiscais seja de competência federal, estadual ou municipal, regra geral, terá ligação direta com a decadência e a prescrição do direito da administração pública de, respectivamente, constituir e executar o crédito tributário.

A decadência e a prescrição são modalidades de extinção do crédito tributário, da mesma forma que o pagamento, a compensação, a transação, a remissão (perdão da dívida), a conversão de depósito em renda, o pagamento antecipado e a homologação.

Inciso XXIX, do artigo 7º da Constituição Federal, com nova redação dada pela Emenda Constitucional nº 28, de 25 de maio de 2000. Vide item da “Comissão de Conciliação Prévia” constante das “Regras Excepcionais” na Introdução deste guia.

Prazo para a administração constituir o crédito tributário. – Art. 173 do CTN.

Prazo para a administração cobrar o crédito tributário já previamente constituído – Art. 174 do CTN - do lançamento, a consignação em pagamento, a decisão administrativa irreformável, a decisão judicial transitada em julgado, à novação e a confusão.

Ressalte-se, que para o início da contagem desses prazos decadenciais e prescricionais existem formas, ora disciplinadas por regra geral, ora por regras excepcionais.

Contudo, antes de adentrarmos aos prazos para guarda de documentos, objeto deste presente guia, mister se faz tecer algumas considerações acerca das modalidades de lançamentos previstos em nosso Código Tributário Nacional, pois cada tipo de lançamento tem suas peculiaridades e, por conseguinte, exigem a guarda da documentação por períodos diferentes. Pois vejamos:

Existem três modalidades de lançamento: de ofício, por declaração e por homologação.

Diz-se o lançamento de ofício quando é feito por iniciativa da autoridade administrativa, independentemente de qualquer colaboração do sujeito passivo (contribuinte). São exemplos clássicos dessa modalidade de lançamento o IPTU, IPVA, os serviços públicos postos à disposição da sociedade (taxas) e os tributos pagos a titulo de contribuição de melhoria.

O prazo para guarda dos documentos que comprovem o pagamento destes tributos é de 05 (cinco) anos, conforme dispõem o artigo 174 do CTN.

A segunda modalidade de lançamento, qual seja, o lançamento por declaração, é aquele feito em face de declaração fornecida pelo contribuinte ou por terceiro, quando um ou outro presta à autoridade administrativa informações quanto à matéria de fato indispensável à sua efetivação (CTN, art. 147).

Por muito tempo o IR, bem como o ITR, submetia-se ao lançamento por declaração, mas, atualmente, submetem-se ao “lançamento por homologação” que trataremos adiante com mais atenção. São raros nos dias de hoje, as hipóteses dessa espécie de lançamento por declaração, aplicáveis apenas por alguns municípios brasileiros.

Por fim, temos o lançamento por homologação que é a espécie de procedimento em que os tributos serão calculados e recolhidos independentemente de prévia manifestação do sujeito ativo, vale dizer, sem que haja lançamento por parte do Fisco.

São exemplos dessa modalidade de lançamento o IR, IRPJ, IRRF, ICMS, IPI, dentre outros.

Essa modalidade de lançamento encontra subsidio no artigo 150 do CTN e, regra geral, seus documentos devem ser armazenados por 05 (cinco) anos, conforme determinação do mencionado artigo em seu § 4º, que trata do prazo para a homologação e extinção do crédito.

O prazo para a Fazenda Pública se pronunciar quanto ao lançamento por homologação é de 05 (cinco) anos, a contar da ocorrência do fato gerador, e após esse prazo, sem o pronunciamento, será considerado homologado o lançamento e ficará definitivamente extinto o crédito. (§4º do artigo 150, do Código Tributário Nacional) e artigo 149 do Código Tributário Nacional.

Sobre esta referida modalidade de lançamento existem interpretações divergentes quanto à contagem de seu prazo decadencial, que para uns é de 05 (cinco) e para outros 10 (dez) anos.

Todavia, tal questão merece a devida atenção e será discutida em momento oportuno quando tratarmos das “regras excepcionais”.

Regra geral, conforme o disposto no artigo 173 do Código Tributário Nacional, a Fazenda Pública conta com o prazo decadencial de 05 (cinco) anos, para constituir o crédito tributário, prazo esse com início da contagem na forma seguinte:

a) do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído; ou

b) da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, a constituição de crédito anteriormente efetuado.

REGRA EXCEPCIONAL

Não obstante a norma geral regular prazos decadenciais e prescricionais bem como suas formas de contagem, podem ocorrer pendências judiciais ou administrativas e nesses casos, os livros, documentos e papéis relacionados devem ser guardados enquanto não prescrito os prazo de interposição das eventuais ações.

DAS AÇÕES CÍVEIS

Quanto aos prazos das ações, cuja prescrição é disciplinada pelo Código Civil Brasileiro (artigo 205), as ações prescrevem em 10 (dez) anos, se a lei não lhe houver fixado prazo menor (artigo 206), não havendo mais distinção de prazos para ações entre presentes ou entre ausentes. No caso da execução, de acordo com a Súmula 150 do STF: “prescreve a execução no mesmo prazo da prescrição da ação”. Quanto às ações que visam a cobrança do crédito tributário, o prazo prescricional é aquele previsto no artigo 174 do CTN, qual seja, 05 (cinco) anos, contados da constituição definitiva do crédito, podendo ocorrer a interrupção da contagem no caso de citação pessoal feita ao devedor; pelo protesto judicial; por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor ou por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, que importe em reconhecimento do débito pelo devedor.

Quanto aos tributos sujeitos ao lançamento por homologação, como já dito anteriormente, existem interpretações divergentes quanto à contagem de seu prazo decadencial. Esta questão merece a devida atenção. Senão vejamos:

O STJ tem externado o posicionamento de que o prazo decadencial para que a fazenda constitua o crédito tributário, na hipótese de tributos sujeitos ao lançamento por homologação, seria de 10 (dez) e não de 05 (cinco) anos conforme determina o CTN em seu artigo 150, § 4º.

Tal interpretação surge da conjugação do artigo 150, § 4º, com o artigo 173, I, do CTN, onde o STJ entende que: por se tratar de lançamento por homologação, o Fisco, tem 05 (cinco) anos para homologar o pagamento. Ao final desse prazo o Fisco pode chegar à conclusão de que, como não houve pagamento, pode ele efetuar o lançamento de ofício. E como esse lançamento submete-se ao artigo 173, I, do CTN, a extinção do direito da Administração Pública constituir o crédito só se dará 10 (dez) anos após a ocorrência do fato gerador.

Ressalte-se, que pelo entendimento do STJ, o prazo decadencial começa a correr no exato momento em que se encerraria o prazo de homologação previsto no artigo 150, § 4º, do CTN. Contudo em ambos julgados, esse entendimento foi ratificado quando não houve o pagamento antecipado do tributo, fato este que descaracteriza o lançamento por homologação.

Concluímos, portanto, que: nos tributos sujeitos ao regime de lançamento por homologação, o prazo para constituir o crédito tributário se rege pelo artigo 150, § 4º, do Código Tributário Nacional, isto é, 05 (cinco) anos a contar da ocorrência do fato gerador; a incidência da regra supõe, evidentemente, hipótese típica de lançamento por homologação (aquela em que ocorre o pagamento antecipado do tributo).

No entanto, se o pagamento do tributo não for antecipado, já não será o caso de lançamento por homologação, hipótese em que a constituição do crédito tributário deverá observar o disposto no artigo 173, I, do CTN conforme o entendimento dos julgados do STJ.

Dito isso, e considerando que o objetivo deste guia não é outro senão o de dar ao usuário o melhor aconselhamento possível no sentido de evitar que se venha a ser compelido a pagar tributo que já tenha decaído ou prescrito, bem como refutar eventual exação pelo ato de guardar documentos essenciais pelo tempo necessário.

“Art. 150. O lançamento por homologação, que ocorre quanto aos tributos cuja legislação atribua ao sujeito passivo o dever de antecipar o pagamento sem prévio exame da autoridade administrativa, opera-se pelo ato em que a referida autoridade, tomando conhecimento da atividade assim exercida pelo obrigado, expressamente a homologa.

(...)

§ 4º Se a lei não fixar prazo à homologação, será de 5 (cinco) anos, a contar da ocorrência do fato gerador; expirado esse prazo sem que a Fazenda Pública se tenha pronunciado, considera-se homologado o lançamento e definitivamente extinto o crédito, salvo se comprovada a ocorrência de dolo, fraude ou simulação.”

“Art. 173. (...) I - O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado.”

RESP 132.329 – Min. Relator Garcia Vieira, j. em 28/04/1999, DJ de 07.06.1999, e Eresp 169.246 – Min. Rel. Milton Luiz Pereira, DJ 04/03/2002, disponível em (www.stj.gov.br).

É o entendimento para que o lançamento por homologação sejam de fato armazenados por 05 (cinco) anos quando houver a antecipação do pagamento do tributo, e, 10 (dez) anos, conforme entendimento do STJ, quando o tributo não for pago de forma antecipada.

FALÊNCIA E RECUPERAÇÃO JUDICIAL

Ocorrendo falência ou o deferimento do processamento de recuperação judicial fica suspenso o curso da prescrição bem como todas as ações e execuções em face do devedor, inclusive aquelas dos credores particulares do sócio solidário.

O prazo prescricional relativo às obrigações do falido recomeça a correr a partir do dia em que transitar em julgado a sentença do encerramento da falência (artigo 6º e 157, da Lei nº 11.101/05).

Ressalte-se que esta lei não se aplica a:

a) empresa pública e sociedade de economia mista;

b) instituição financeira pública ou privada, cooperativa de crédito, consórcio, entidade de previdência complementar, sociedade operadora de plano de assistência à saúde, sociedade seguradora, sociedade de capitalização e outras entidades legalmente equiparadas às anteriores (artigo 2º da Lei nº 11.101/05).

COMISSÃO DE CONCILIAÇÃO PRÉVIA

Com a interposição de demanda perante a Comissão de Conciliação Prévia o prazo prescricional será suspenso e recomeçará a partir da tentativa frustrada de conciliação, conforme disposto no artigo 625-G da Lei nº 9.958/00, ou no término do prazo de 10 (dez) dias da interposição da demanda, conforme disposto no artigo 625-F da mencionada Lei.