GUIA DE PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS

 

INTRODUÇÃO

O prazo de guarda e manutenção de livros e documentos fiscais, seja de competência federal, estadual ou municipal, regra geral, terá ligação direta com a prescrição ou decadência do direito da administração pública constituir o crédito tributário.

A prescrição e a decadência são modalidades de extinção do crédito tributário, da mesma forma que o pagamento, a compensação, a transação, a remissão (perdão da dívida), a conversão de depósito em renda, o pagamento antecipado e a homologação do lançamento[1], a consignação em pagamento, a decisão administrativa irreformável, a decisão judicial transitada em julgado, a novação e a confusão.

Observamos, que para o início da contagem desses prazos prescricionais, existem formas, ora disciplinadas por regra geral, ora disciplinadas por regras excepcionais, do modo seguinte:

Regra geral

I) Comercial e fiscal

Regra geral, conforme o disposto no artigo 173 do Código Tributário Nacional, a Fazenda Pública conta com o prazo prescricional de 05 (cinco) anos, para constituir e efetuar execução fiscal do crédito tributário, prazo esse com início da contagem na forma seguinte:

a)        do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído; ou

b)       da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, a constituição de crédito anteriormente efetuado.

II) Previdenciária

Na esfera previdenciária, conforme o disposto na Lei nº 8.212/91, a forma de início de contagem é a mesma disciplinada pelo CTN (art. 173), distinguindo-se o prazo prescricional da Previdência Social, que terá direito de apurar e constituir seus créditos, em 10 (dez) anos.

III) Trabalhista

Direito Individual

O prazo de prescricional previsto é de 05 (cinco) anos para os trabalhadores rurais e urbanos[2], e com o limite de 02 (dois) anos para formalização de reclamação (artigo 11 da CLT).

A contagem do primeiro retroage, ou seja, os documentos pertinentes à guarda e conservação que dizem respeito à relação empregatícia que já contam com esse prazo, podem, via de regra, ser inutilizados, pois, em possível reclamatória o empregado só poderá discutir eventuais créditos trabalhistas dos últimos 05 (cinco) anos, a contar da data do ingresso da ação.

Quanto ao segundo prazo, de 02 (dois) anos, esse terá início a contar da data da extinção do contrato de trabalho.

Administração

Além da regra geral que se aplica ao direito individual trabalhista, ainda temos regras próprias de caráter administrativo. Assim, contamos com o prazo prescricional de 30 (trinta) anos para os documentos relacionados ao FGTS e 10 (dez) anos para os comprovante de pagamento FINSOCIAL e PIS/PASEP, e comprovante de entrega da RAIS.

A contagem desses prazos prescricionais, com exceção aos documentos do FGTS, iniciará a partir da data fixada para recolhimento.

Regras Excepcionais

Não devemos esquecer, que apesar da norma geral trazer prazos prescricionais e suas formas de contagem, podem ocorrer pendências judiciais ou administrativas e nesses casos, os livros, documentos e papéis relacionados devem ser guardados enquanto não prescritos os prazos de eventuais processos.

Quanto aos prazos dessas ações, cuja prescrição é disciplinada pelo Código Civil Brasileiro (artigo 177 e seguintes), a ações pessoais[3] prescrevem em 20 (vinte) anos, as ações reais em 10 (dez) anos entre os presentes e 15 (quinze) anos entre os ausentes, contados da data em que poderiam ter sido propostas.

No caso da execução, de acordo com a Súmula 150 do STF, o prazo prescricional é o mesmo da ação.

O prazo prescricional para a ação de cobrança do crédito tributário, é o mesmo que a Fazenda Pública tem para constituir e efetuar execução fiscal, ou seja, 05 (cinco) anos.

Esses prazos prescricionais são interrompidos pela citação pessoal feita ao devedor, pelo protesto, pela apresentação do título de crédito em juízo de inventário, ou em concurso de credores, por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor ou, por qualquer ato inequívoco, ainda que extrajudicial, que importe reconhecimento do direito pelo devedor.

Ocorrendo falência, durante o processo, o prazo prescricional relativo à obrigação de responsabilidade do falido fica suspenso, condição essa que não se aplica quando é credor a Fazenda Pública, pois essa pode prosseguir na execução fiscal independentemente do andamento da falência. A prazo prescricional reiniciará no dia em que passar em julgado a sentença de encerramento da falência. (Lei nº 7.661/45, artigos 47 e 134)

Apresentação

Muito embora a legislação nos aponte a regra geral para guarda de livros e documentos, devemos ter atenção redobrada nos prazos de guarda de documentos previdenciários, comerciais e fiscais, que por vezes são conflitantes, e por outras omissas, restando-nos, sugerir neste guia, a forma mais segura.

Dessa maneira, a fim de agilizarmos a consulta desses prazos, iniciaremos a segunda parte desse trabalho apresentando, preliminarmente, 04 (três) quadros sinóticos, sendo os dois primeiros de competência Federal, um da área Trabalhista e Previdenciário e outro da área Comercial e Fiscal, e os demais, da área Fiscal, de competência  Estadual e Municipal.

A seguir, na terceira parte, serão apresentadas as bases legais para os prazos indicados nos quadros sinóticos.

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[1] O prazo para a  Fazenda Pública  se pronunciar quanto ao lançamento por homologação é de 05 (cinco) anos, a contar da ocorrência do fato gerador, e após esse  prazo,  sem o pronunciamento, será considerado homologado o lançamento e ficará definitivamente extinto o crédito. (§4º do artigo 150, do Código Tributário Nacional)

[2] Inciso XXIX, do artigo 7º da Constituição Federal, com nova redação dada pela Emenda Constitucional nº 28, de 25 de maio de 2000.

[3] O direito real caracteriza-se como uma relação entre o homem e a coisa. O direito real traduz apropriação de riquezas, tendo por objeto um bem material ou imaterial erga omnes; isto é, o direito real é o vínculo existente entre o seu titular e a coisa.  O direito pessoal caracteriza-se como uma relação entre pessoas. Tem por objeto uma prestação (um ato ou uma abstenção), vinculando o sujeito ativo ao sujeito passivo (credor e devedor).

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