Saiba por quanto tempo você deve guardar um documento, prazo de validade dos documentos e observações de cada registro oficial. Guarde o Prazo de validade de um documento e por quanto tempo você deve guardar, obrigado por lei.
Muitas pessoas não sabem, mas diversos documentos que nós produzimos ou recebemos pelo governo devem ser guardados para caso de fisco ou problemas legais. E existe um tempo pré determinado pelas leis que indica por quanto tempo um documento é valido ou tem que ficar guardado para qualquer problema ou fiscalização.
A grande maioria das pessoas faz um arquivo morto, com documentos não mais úteis, mas que devem ser guardados, arquivando-os por ano. Enquanto em outra pasta guardam-se os documentos definitivos. Abaixo uma grande tabela que eu recebi por email listando todos os documentos, por quanto tempo você deve guardar e o prazo de validade deles.
Por quanto tempo devo guardar documento – Prazo validade
1. Tabela de Guarda de Documentos de Pessoa Física – VIDA FINANCEIRA
1.1 PAGAMENTO DE TRIBUTOS
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.1.1 Imposto de Renda de Pessoa Física(IRPF) e seu respectivo DARF 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva declaração, ou seja, 6 anos (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). O mesmo prazo aplica-se aos comprovantes utilizados na declaração do imposto de Renda
1.1.2 Imposto Predial e Territorial Urbano(IPTU) e seu respectivo DARM 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado 10 anos Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Depois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la, porém, para efeito de comprovação de propriedade, é necessário manter o comprovante por 10 anos
1.1.3 Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores(IPVA) 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Na transferência de veículo, o comprador deve solicitar os últimos quatro anos, para evitar fraudes, uma vez que o vendedor pode apresentar o último pagamento, sem que os anteriores estejam pagos.
1.2 PAGAMENTO DE CONTAS DE CONSUMO (ÁGUA, LUZ, TELEFONE)
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.2.1 Comprovante de pagamento de conta deágua, luz, telefone(inclusive o celular) 90 dias 5 anos Por sua natureza de relação de consumo, o prazo é definido pelo Código de Defesa do Consumidor, Lei. 8.078/90, art. 26, II. Em caso de necessidade de questionamento de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Manter as contas também serve como garantia de manutenção dos serviços. Caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga e o consumidor não disponha mais de comprovante, poderá pedir para que o fornecedor prove que a conta não foi paga. A comprovação também pode ser feita por extrato bancário, em caso de débito automático
1.3 PAGAMENTO DE ALUGUEL E CONDOMÍNIO
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.3.1 Recibo de pagamento de aluguel 3 anos Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I.
1.3.2 Recibo de pagamento decondomínio 5 anos Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. É possível solicitar à administradora do condomínio, periodicamente, uma declaração de que não existem débitos pendentes. Assim, é mantido apenas um documento arquivado
1.4 COMPRA (IMÓVEIS, BENS DURÁVEIS E NÃO-DURÁVEIS)
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.4.1 Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvel Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis
1.4.2 Nota fiscal decompra de bem durável
Prazo de garantia Vida útil do produto Ainda que o prazo de garantia dado pelo fabricante tenha se esgotado, alguns defeitos que não ocorrem pelo desgaste natural do bem podem surgir após a garantia, o chamado “vício oculto”. Exemplo disso é o “recall” de automóveis. Ver Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°
1.4.3 Nota fiscal deprodutos e serviços não-duráveis 30 dias Os alimentos são exemplo desta categoria, e a nota deve ser preservada pelo prazo da garantia legal de 30 dias (Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I).
1.5 SERVIÇOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.5.1 Comprovante de depósito bancário Não especificado Deve-se guardar até comprovação do crédito em conta
1.5.2 Extrato bancário 5 anos Para comprovação de pagamentos diversos (cf. CC, CTN); de salários, na falta de holerite (cf. CLT); de movimentação financeira (fisco, por exemplo)
1.5.3 Fatura de cartão de crédito 3 anos, se houver parcelamento, com relação à discussão dos juros aplicados. 5 anos, com relação a eventuais cobranças Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito. É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5 anos (Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206)
1.6 CONTAS E RECIBOS GERAIS
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.6.1 Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária
1.6.2 Comprovante de pagamento demensalidades escolares 5 anos Guardar de preferência até o término do curso, após receber o certificado ou diploma Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração
1.6.3 Comprovante de pagamento de convênio médico 5 anos Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração
1.6.4 Comprovante de pagamento de TV por assinatura 5 anos Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I Vejaisso
1.6.5 Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais 5 anos após a conclusão dos serviços, ou após cessação do contrato ou mandato. Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, II
1.6.6 Comprovante dehospedagem 1 ano Cobranças referentes à hospedagem e alimentação em hotéis obedecem ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1º, I
2. VIDA TRABALHISTA
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
2.1 Cartão do Programa de Integração Social (PIS) Permanente
2.2 Carteira de Trabalho e Previdência Social(CTPS) Permanente
2.3 Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço(FGTS) 2 meses O trabalhador pode conferir a regularidade dos depósitos em sua conta vinculada através de extrato enviado à sua casa de 2 em 2 meses. Se não estiver recebendo o extrato, o trabalhador deverá informar seu endereço completo em uma agência da CAIXA ou pela Internet, no site <www.caixa.gov.br>
2.4 Holerite/recibo de pagamento de salário Aposentadoria Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova de tempo de serviço e de contribuição
2.5 Guia de recolhimento previdenciário comoautônomo Aposentadoria Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e de contribuição
2.6 Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho(TRCT) Aposentadoria Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e contribuição
3. PATRIMÔNIO
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
3.1 Escritura de imóvel Permanente Comprova o direito de propriedade do bem. Em caso de venda, deve ser transferido ao novo proprietário
3.2 Certificado de Registro e Licenciamento Anual(CRLV) 1 ano Documento de porte obrigatório para o condutor do veículo, sob pena de multa e apreensão deste (Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V). Pode ser substituído por uma cópia autenticada pela repartição de trânsito competente
3.3 Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.) 1 ano, após o final da vigência O prazo é contado a partir da data de citação pelo terceiro prejudicado ou da indenização feita a este, no caso de responsabilidade civil, ou do fato gerador da pretensão, nos demais casos. Ver Código Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II
4. CIDADANIA
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
Permanente Se o titular deixar de votar ou justificar por três votações consecutivas, o título será cancelado. Cada turno é considerado uma votação
4.2Comprovante de votação Manter os comprovantesdos dois últimos sufrágios(inclusive dos turnos, se houver) Em caso de perda dos comprovantes, é possível solicitar a qualquer Cartório Eleitoral uma Certidão de Quitação Eleitoral, que será emitida na hora, devido ao acesso direto ao Cadastro Geral de Eleitores. Para os eleitores inscritos no Estado de São Paulo, a requisição pode ser feita através da internet, no site <www.tre-sp.gov.br>
4.3 Certidão de nascimento Permanente Possui validade até a certidão de casamento
4.4 Certidão de casamento Permanente Possui validade até a certidão de óbito
4.5 Certidão de óbito Permanente
Competência
Federal
I – Trabalhista e Previdenciário
Documento Tempo de guarda Início da contagem
Acordo de compensação
de horas 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Acordo de prorrogação
de horas 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Atestado de Saúde
Ocupacional Tempo de validade
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 36 meses Primeiro dia do exercício
seguinte
Carta com Pedido de Demissão 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
CAT – Comunicação
de Acidente do Trabalho 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
CIPA – Comissão Interna de Prevenção
de Acidentes – livros de atas Indeterminado
CIPA – Comissão Interna de Prevenção
de Acidentes – processo eleitoral 5 anos Próximo processo eleitoral
COFINS – Contribuição
Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) 5 anos Data do recolhimento
Comprovante de entrega
da GSP (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Comprovante de pagamento
de benefícios
reembolsados pelo INSS 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Comunicação do Aviso Prévio 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Contrato de trabalho Indeterminado
DARF´s – PIS (Programa de Integração
Social) 10 anos Data do recolhimento
Depósitos do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Documentos das entidades
isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício
etc.)
Livro Diário 10 anos
permanente Primeiro
dia do exercício
seguinte
Ficha de Acidente do Trabalho
e Formulário Resumo Estatístico Anual 03 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social 10 anos Data do recolhimento
Folha de pagamento 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
GFIP – Guia de Recolhimento
do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência
Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado Vejaisso
GPS (Guia da Previdência
Social) – original 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
GRCS – Guia de Recolhimento
da Contribuição Sindical 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
GRE– Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
GRFP – Guia de Recolhimento
Rescisório do FGTS e Informações à Previdência
Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Histórico clínico 20 anos Data da extinção
do contrato de trabalho
Informações
prestadas ao INSS 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias
1. Livro Diário
2. Livro Razão permanente
10 anos Primeiro
dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Livro “Registro de Segurança” Existência do equipamento
Livro de Inspeção
do Trabalho Indeterminado
Livros ou fichas de Registro de Empregados Indeterminado
Livros, cartão ou
fichas de ponto 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Mapa de avaliação
dos acidentes do trabalho (SESMT) 5 anos Data do comprovante de entrega
PIS-Programa de Integração Social – PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público 10 anos Data do recolhimento
RAIS – Relação Anual de Informações
Sociais 10 anos Data da entrega
RE – Relação
de Empregados do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Indeterminado
Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Recibos de pagamentos de
férias 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Recibos de pagamentos de
salários 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Recibos de pagamentos do
13º salário 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Recolhimentos previdenciários
do contribuinte individual Indeterminado
Registros PPRA (Programa
de Prevenção
de Riscos Ambientais) 20 anos Planejamento anual seguinte
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Salário-família – documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
SEFIP – Sistema Empresa
de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência
Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa 5 anos Data da extinção
do contrato de trabalho
Termo de Rescisão
do Contrato de Trabalho 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Competência Federal
II – Comercial e Fiscal
Documento
Tempo de guarda
Início da contagem
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas,
escriturar livros ou elaborar documentos) 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Auditores independentes
(documentos, relatórios,
pareceres etc) 5 anos Data da emissão de seu
parecer
Compensação
mercantil 20 anos
Comprovantes da Escrituração
(Notas Ficais e recibos) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Comprovantes de deduções
do Imposto de Renda (despesas e receitas de projetos culturais, obras audiovisuais
etc.) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Contrato de Seguros – informação
de valores 20 anos Término da vigência
Contratos de seguros de bens – documentos originais 5 anos Término da vigência
ou prazo prescricional, o que for maior
Contratos de seguros de pessoas – documentos originais 20 anos Término da vigência
Contratos Previdenciários
Privados 20 anos Término da vigência
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção
de Rendimentos 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
DIRF – Declaração
de imposto de Renda Retido na Fonte 5 anos Data da entrega à SRF
Extinção das debêntures 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Imposto de Renda – documentos
relativos à declaração
(geral) 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Imposto sobre Produtos
Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração 5 anos Ocorrência do fato gerador, do primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Livros obrigatórios de escrituração
fiscal e comercial
1. Livro Diário
2. Livro Razão 5 anos
permanente
10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Novação mercantil 20 anos
Pagamentos mercantis 20 anos
S/A – Títulos ou
contratos de investimento coletivo 8 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Títulos de capitalização
- documentos originais 20 anos Término da vigência
ou do resgate, o que for maior
Títulos de capitalização – informação
de valores 20 anos Término da vigência
Competência Estadual
III – Fiscal
Documento Tempo de guarda Início da Contagem
Bilhete de Passagem Aquaviário
Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem
Bilhete
de Passagem Ferroviário
Bilhete de Passagem
Rodoviário
Conhecimento aéreo
Conhecimento
de Transporte Aquático
de Cargas
Conhecimento de Transporte Ferroviário
de Cargas
Conhecimento de Transporte Rodoviário
de Cargas
Cupom Fiscal emitido por ECF
Despacho de Transporte
Manifesto de Carga
Nota
Fiscal de Serviço de Comunicação
Nota
Fiscal de Serviço de Telecomunicações
Nota
Fiscal de Serviço de Transporte
Nota Fiscal de Venda a Consumidor
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A
Nota
Fiscal/Conta de energia elétrica
Ordem de Coleta de Cargas
Resumo
de Movimento Diário 5 anos Primeiro
dia do exercício seguinte
Carnê de recolhimento
- ME e EPP anterior regime de estimativa 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Documentos fiscais e formulários não
emitidos – Desenquad. ME/ EPP 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Livro de Registro de Entradas
Livro
de Registro de Saídas
Livro de Registro de
Controle da Produção
e do Estoque
Livro de Registro do Selo Especial de Controle
Livro
de Registro de Impressão de Documentos
Fiscais
Livro de Registro de Utilização de Docs Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro
de Registro de Inventário
Livro de Registro
de Apuração
do IPI
Livro de Registro de Apuração
do ICMS
Livro de Movimento de Combustíveis, 5 anos Primeiro
dia do exercício seguinte
Competência Municipal
IV – Fiscal
Documento Tempo de guarda
Início da contagem
Documentos em geral
1. Nota Fiscal de Serviço
2. Nota Fiscal –Fatura de Serviço 5 anos Primeiro
dia do exercício seguinte
Livro de Registro de Notas
Fiscais de Serviços
Prestados
Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas
de Serviços Prestados a Terceiros
Livro de Registro
de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas
Livro
de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro
de Registro de Impressão de Documentos
Fiscais 5 anos
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