Há uma lei geral de arquivos, a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Embora a gestão da documentação governamental seja um dever do poder público em todos os níveis, previsto na Constituição Federal de 1988 (art. 216, § 2.°) e na Lei de Arquivos nº 8.159/91 (art. 1.°), a descentralização político-administrativa confere aos estados e municípios autonomia para legislar sobre os documentos gerados na esfera de suas competências (Constituição Federal, art. 30 e Lei Federal nº 8.159/91, art. 21). Por isso, além de atender às determinações da Lei Federal, cabe aos Estados, Municípios e Distrito Federal aprovar instrumentos legais que definam critérios para a gestão e o acesso aos documentos públicos.
FONTE: Portal O Senado – Secretaria de Arquivo – SARQ
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terça-feira, 31 de janeiro de 2012
A Guarda Documentos – O Que Fazer com o Arquivo Morto?
A produção de documentos na atualidade é tão grande que, quando é possível, todo mundo tenta cortar um pouco no uso do papel. Mas há situações em que é inevitável arquivar uma informação. É o caso de casos policiais encerrados sem solução – eles são guardados num armário arquivo morto, para a eventualidade de surgirem novas provas no futuro, por descuido dos culpados, por exemplo. É tão comum que várias séries televisivas surgiram nos últimos anos, retratando a reabertura de casos antigos.
Com menos dramatismo do que na TV, as empresas também são obrigadas a manterem um guarda arquivo morto, um guarda documentos por alguns anos, mesmo após a aparente validade deles. Fichas de empregados antigos que já não trabalham num estabelecimento, por exemplo, devem ser mantidas até que estes as peçam ou que estes faleçam. O motivo é simples: todo trabalho em carteira assinada é valido para a contagem final na hora de aposentar. Mas, antigamente, nem todos possuíam carteira de trabalho – menores de idade tinham outros tipos de documentos. Às vezes, a única maneira de comprovar que estas pessoas prestaram serviços a determinada empresa é, algumas vezes, fazendo uma busca nos arquivos mortos.
FONTE: Ancorador diretório de artigos e notícias
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Com menos dramatismo do que na TV, as empresas também são obrigadas a manterem um guarda arquivo morto, um guarda documentos por alguns anos, mesmo após a aparente validade deles. Fichas de empregados antigos que já não trabalham num estabelecimento, por exemplo, devem ser mantidas até que estes as peçam ou que estes faleçam. O motivo é simples: todo trabalho em carteira assinada é valido para a contagem final na hora de aposentar. Mas, antigamente, nem todos possuíam carteira de trabalho – menores de idade tinham outros tipos de documentos. Às vezes, a única maneira de comprovar que estas pessoas prestaram serviços a determinada empresa é, algumas vezes, fazendo uma busca nos arquivos mortos.
FONTE: Ancorador diretório de artigos e notícias
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sábado, 28 de janeiro de 2012
Arquivo Morto da Faculdade vai acabar
Começou em dezembro e continua até meados de 2008, um processo de reestruturação e transformação do Arquivo Morto da Faculdade de Medicina da UFMG em Arquivo Permanente.
Segundo o funcionário da Secretaria Geral, responsável pela elaboração e execução do projeto de reestruturação, Victor Morandi Chamone, a mudança irá permitir que departamentos, centros e seções não mais precisem se ocupar de controlar os arquivos do ano anterior ao exercício, nem no ambiente de trabalho, nem em salas especificamente fechadas para este fim. “Todos os documentos serão armazenados neste novo Arquivo Permanente”, comemora, o que considera um avanço.
Para isso, os documentos atualmente no Arquivo Morto serão analisados e, se desnecessariamente guardados, descartados. Isso acontecerá, por exemplo, se já houver vencido o prazo legal de guarda do mesmo (temporalidade vencida), o mais provável de ocorrer com grande parte dos papéis.
Modernização
Após este trabalho, tanto o espaço físico, quanto documentos, pastas e caixas serão totalmente reorganizados e modernizados. O projeto engloba inclusive a aquisição de um arquivo deslizante, moderno, e que tornará mais prática a guarda e a recuperação das informações ali armazenadas.
“A mudança requer cautela e critérios rigorosos, com base em documentos jurídicos e técnicos”, esclarece Victor, que declara sua motivação para enfrentar algumas horas de muito trabalho em meio à poeira e a uma miscelânea de papéis importantes mesclados a outros já descartáveis.
A reestruturação de todo o arquivo será feita com base na “Tabela Básica de Temporalidade em Destinação de Documentos”, aprovada pelo Arquivo Nacional, e com o aval da Procuradoria Jurídica da UFMG e dos chefes e secretários dos Departamentos, Seções e demais instância da Faculdade de Medicina.
“A verdadeira missão de um arquivo é armazenar e conservar com precisão, buscando dispor a história e as informações de uma organização de forma eficiente e eficaz”, explica o funcionário.
FONTE: Assessoria de Comunicação Social da Faculdade de Medicina da UFMG
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Segundo o funcionário da Secretaria Geral, responsável pela elaboração e execução do projeto de reestruturação, Victor Morandi Chamone, a mudança irá permitir que departamentos, centros e seções não mais precisem se ocupar de controlar os arquivos do ano anterior ao exercício, nem no ambiente de trabalho, nem em salas especificamente fechadas para este fim. “Todos os documentos serão armazenados neste novo Arquivo Permanente”, comemora, o que considera um avanço.
Para isso, os documentos atualmente no Arquivo Morto serão analisados e, se desnecessariamente guardados, descartados. Isso acontecerá, por exemplo, se já houver vencido o prazo legal de guarda do mesmo (temporalidade vencida), o mais provável de ocorrer com grande parte dos papéis.
Modernização
Após este trabalho, tanto o espaço físico, quanto documentos, pastas e caixas serão totalmente reorganizados e modernizados. O projeto engloba inclusive a aquisição de um arquivo deslizante, moderno, e que tornará mais prática a guarda e a recuperação das informações ali armazenadas.
“A mudança requer cautela e critérios rigorosos, com base em documentos jurídicos e técnicos”, esclarece Victor, que declara sua motivação para enfrentar algumas horas de muito trabalho em meio à poeira e a uma miscelânea de papéis importantes mesclados a outros já descartáveis.
A reestruturação de todo o arquivo será feita com base na “Tabela Básica de Temporalidade em Destinação de Documentos”, aprovada pelo Arquivo Nacional, e com o aval da Procuradoria Jurídica da UFMG e dos chefes e secretários dos Departamentos, Seções e demais instância da Faculdade de Medicina.
“A verdadeira missão de um arquivo é armazenar e conservar com precisão, buscando dispor a história e as informações de uma organização de forma eficiente e eficaz”, explica o funcionário.
FONTE: Assessoria de Comunicação Social da Faculdade de Medicina da UFMG
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sexta-feira, 27 de janeiro de 2012
CFCH melhora arquivamento de documentos históricos
O Centro de Filosofia e Ciências Humanas da UFPE ganhou dois novos laboratórios de informática, nos 1º e 2º andares, e um cofre, instalado no 10º andar, para armazenar um arquivo inédito de documentos brasileiros. A inauguração aconteceu no dia 14 de junho, com a presença do reitor Amaro Lins, da professora Socorro Ferraz, diretora do Centro, e do Conselho Departamental do CFCH.
Com financiamento do Programa de Apoio a Planos de Reestruturação e Expansão das Universidades Federais (Reuni), os laboratórios foram climatizados e ampliados para comportar maior número de alunos. O do 1º andar, que já existia e foi reformado, servirá a todos os alunos que cursem graduação no Centro. Já o segundo laboratório, recém-construído, será utilizado por professores para ministrar aulas que necessitem do suporte informático, como ocorre em Ciências Sociais, Arqueologia e Ciências Políticas. “No caso de Arqueologia, temos a disciplina Arqueomática, aulas de informática específicas para graduandos deste curso”, explicou a diretora.
O cofre, fabricado por uma empresa alemã, chegou à UFPE por meio de editais da Pró-Reitoria para Assuntos de Pesquisa e Pós-Graduação (Propesq). “Desde que o CFCH passou a existir, nós sentíamos a necessidade de ter um lugar para abrigar adequadamente arquivos históricos”, revelou Ferraz. O cofre ficará sob a guarda da equipe do Laboratório de Pesquisa e Ensino de História (Lapeh). “O arquivo servirá não só ao Departamento de História, mas a alunos de Arqueologia, Ciências Contábeis, Arquitetura, Letras, Cartografia e outros”, destaca o professor George Cabral, diretor do Lapeh. “O microfilme é o melhor suporte pelo qual essas informações poderiam ser disponibilizadas, pois além de durarem 300 anos, são de fácil acesso”, enfatiza o professor.
Na cerimônia, também estiveram presentes o vice-reitor Gilson Edmar, o pró-reitor de Assuntos de Pesquisa e Pós-Graduação, Anísio Brasileiro, o pró-reitor de Gestão Administrativa, Marco Tullio Vasconcelos, e chefes e professores de Departamentos do CFCH.
ACERVO - Resistente a impactos, acidentes e altas temperaturas, o cofre vai abrigar 33 mil microfilmes do Arquivo Histórico Ultramarino – acervo adquirido pela UFPE devido a projeto de pesquisa comandado por Socorro Ferraz em parceria com as professoras Virgínia Almoêdo e Vera Costa Acioli e equipe –; 51.874 fotogramas de arquivos de interesse para a história do Brasil; e carta de 1654, na qual João Fernandes Vieira relatava ao rei de Portugal a rendição dos holandeses, cedida à UFPE por testamento do historiador britânico Charles Boxer. Também ficarão armazenados microfilmes com edições do Diário de Pernambuco desde sua primeira tiragem; 1.110 inventários; 110 volumes da coleção Documentos Históricos da Biblioteca Nacional; e microfilmes de arquivos cartoriais e eclesiásticos de alguns municípios pernambucanos do Médio São Francisco, do Agreste e da Zona da Mata.
A professora Socorro Ferraz mencionou ainda que há um projeto para microfilmar todas as atas de Departamentos do CFCH e que se pretende ainda trazer para a Universidade moedas históricas do Banco Central. Em função da crescente quantidade de documentos, mais dois cofres foram requeridos, com previsão de chegada no início de 2011.
FONTE: Universidade Federal de Pernambuco - Yuri Assis
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Com financiamento do Programa de Apoio a Planos de Reestruturação e Expansão das Universidades Federais (Reuni), os laboratórios foram climatizados e ampliados para comportar maior número de alunos. O do 1º andar, que já existia e foi reformado, servirá a todos os alunos que cursem graduação no Centro. Já o segundo laboratório, recém-construído, será utilizado por professores para ministrar aulas que necessitem do suporte informático, como ocorre em Ciências Sociais, Arqueologia e Ciências Políticas. “No caso de Arqueologia, temos a disciplina Arqueomática, aulas de informática específicas para graduandos deste curso”, explicou a diretora.
O cofre, fabricado por uma empresa alemã, chegou à UFPE por meio de editais da Pró-Reitoria para Assuntos de Pesquisa e Pós-Graduação (Propesq). “Desde que o CFCH passou a existir, nós sentíamos a necessidade de ter um lugar para abrigar adequadamente arquivos históricos”, revelou Ferraz. O cofre ficará sob a guarda da equipe do Laboratório de Pesquisa e Ensino de História (Lapeh). “O arquivo servirá não só ao Departamento de História, mas a alunos de Arqueologia, Ciências Contábeis, Arquitetura, Letras, Cartografia e outros”, destaca o professor George Cabral, diretor do Lapeh. “O microfilme é o melhor suporte pelo qual essas informações poderiam ser disponibilizadas, pois além de durarem 300 anos, são de fácil acesso”, enfatiza o professor.
Na cerimônia, também estiveram presentes o vice-reitor Gilson Edmar, o pró-reitor de Assuntos de Pesquisa e Pós-Graduação, Anísio Brasileiro, o pró-reitor de Gestão Administrativa, Marco Tullio Vasconcelos, e chefes e professores de Departamentos do CFCH.
ACERVO - Resistente a impactos, acidentes e altas temperaturas, o cofre vai abrigar 33 mil microfilmes do Arquivo Histórico Ultramarino – acervo adquirido pela UFPE devido a projeto de pesquisa comandado por Socorro Ferraz em parceria com as professoras Virgínia Almoêdo e Vera Costa Acioli e equipe –; 51.874 fotogramas de arquivos de interesse para a história do Brasil; e carta de 1654, na qual João Fernandes Vieira relatava ao rei de Portugal a rendição dos holandeses, cedida à UFPE por testamento do historiador britânico Charles Boxer. Também ficarão armazenados microfilmes com edições do Diário de Pernambuco desde sua primeira tiragem; 1.110 inventários; 110 volumes da coleção Documentos Históricos da Biblioteca Nacional; e microfilmes de arquivos cartoriais e eclesiásticos de alguns municípios pernambucanos do Médio São Francisco, do Agreste e da Zona da Mata.
A professora Socorro Ferraz mencionou ainda que há um projeto para microfilmar todas as atas de Departamentos do CFCH e que se pretende ainda trazer para a Universidade moedas históricas do Banco Central. Em função da crescente quantidade de documentos, mais dois cofres foram requeridos, com previsão de chegada no início de 2011.
FONTE: Universidade Federal de Pernambuco - Yuri Assis
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quinta-feira, 26 de janeiro de 2012
As memórias ameaçadas
As memórias da Bahia e do Brasil estão ameaçadas. O Arquivo Público da Bahia (APB) corre o risco de ser consumido pelo fogo, caso um incêndio atinja o acervo, constituído basicamente de documentos em papel e microfilme. Isso porque o prédio que abriga o patrimônio documental, a Quinta do Tanque, localizada na Baixa de Quintas, não possui sistema antifogo e dispõe apenas de 48 extintores.
Como agravante, o imóvel guarda umidade, o que causa danos à rede elétrica. Desde o último dia 10, parte da energia foi desligada e reparos de emergência estão sendo realizados a fim de evitar curtos-circuitos. Por conta disso, o arquivo está funcionando apenas parcialmente.
“Por duas vezes, o disjuntor desarmou. Para nós, este foi o sinal de perigo iminente”, conta Ubiratan Castro de Araújo, diretor da Fundação Pedro Calmon, que administra o arquivo. Araújo disse que a caixa de luz foi refeita e os fios estão sendo isolados por tubulações de PVC, e uma obra de requalificação do sistema elétrico será feita a partir de maio.
Prejuízos - De acordo com a diretora do arquivo, Maria Teresa Matos, a situação exige urgência. O ideal seria a mudança do APB para um prédio com mais espaço e ventilação adequada. “O imóvel já não comporta a quantidade de documentos e o excesso de umidade demanda higiene constante para evitar a ação de pragas”, revela Maria Teresa.
Mas as restrições orçamentárias do governo estadual vão dificultar uma solução deste tipo ainda em 2011. A FPC, no entanto, já articula parcerias com o departamento baiano do Instituto de Arquitetos do Brasil para que dois projetos sejam apresentados, um de adequação do prédio atual e outro de um novo imóvel a ser construído.
“Para pleitearmos recursos, temos que lançar projetos. Nosso objetivo é que obtenhamos a ampliação do orçamento do ano que vem”, diz o diretor da fundação.
Enquanto são feitos os reparos, boa parte dos serviços do APB estão suspensos, como as consultas à base de dados e aos microfilmes, o atendimento via telefone, as visitas escolares e o fornecimento de cópias de documentos civis.
FONTE: JORNAL A TARDE
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Como agravante, o imóvel guarda umidade, o que causa danos à rede elétrica. Desde o último dia 10, parte da energia foi desligada e reparos de emergência estão sendo realizados a fim de evitar curtos-circuitos. Por conta disso, o arquivo está funcionando apenas parcialmente.
“Por duas vezes, o disjuntor desarmou. Para nós, este foi o sinal de perigo iminente”, conta Ubiratan Castro de Araújo, diretor da Fundação Pedro Calmon, que administra o arquivo. Araújo disse que a caixa de luz foi refeita e os fios estão sendo isolados por tubulações de PVC, e uma obra de requalificação do sistema elétrico será feita a partir de maio.
Prejuízos - De acordo com a diretora do arquivo, Maria Teresa Matos, a situação exige urgência. O ideal seria a mudança do APB para um prédio com mais espaço e ventilação adequada. “O imóvel já não comporta a quantidade de documentos e o excesso de umidade demanda higiene constante para evitar a ação de pragas”, revela Maria Teresa.
Mas as restrições orçamentárias do governo estadual vão dificultar uma solução deste tipo ainda em 2011. A FPC, no entanto, já articula parcerias com o departamento baiano do Instituto de Arquitetos do Brasil para que dois projetos sejam apresentados, um de adequação do prédio atual e outro de um novo imóvel a ser construído.
“Para pleitearmos recursos, temos que lançar projetos. Nosso objetivo é que obtenhamos a ampliação do orçamento do ano que vem”, diz o diretor da fundação.
Enquanto são feitos os reparos, boa parte dos serviços do APB estão suspensos, como as consultas à base de dados e aos microfilmes, o atendimento via telefone, as visitas escolares e o fornecimento de cópias de documentos civis.
FONTE: JORNAL A TARDE
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quarta-feira, 25 de janeiro de 2012
Por quanto tempo devo guardar documento – Prazo validade
Saiba por quanto tempo você deve guardar um documento, prazo de validade dos documentos e observações de cada registro oficial. Guarde o Prazo de validade de um documento e por quanto tempo você deve guardar, obrigado por lei.
Muitas pessoas não sabem, mas diversos documentos que nós produzimos ou recebemos pelo governo devem ser guardados para caso de fisco ou problemas legais. E existe um tempo pré determinado pelas leis que indica por quanto tempo um documento é valido ou tem que ficar guardado para qualquer problema ou fiscalização.
A grande maioria das pessoas faz um arquivo morto, com documentos não mais úteis, mas que devem ser guardados, arquivando-os por ano. Enquanto em outra pasta guardam-se os documentos definitivos. Abaixo uma grande tabela que eu recebi por email listando todos os documentos, por quanto tempo você deve guardar e o prazo de validade deles.
Por quanto tempo devo guardar documento – Prazo validade
1. Tabela de Guarda de Documentos de Pessoa Física – VIDA FINANCEIRA
1.1 PAGAMENTO DE TRIBUTOS
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.1.1 Imposto de Renda de Pessoa Física(IRPF) e seu respectivo DARF 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva declaração, ou seja, 6 anos (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). O mesmo prazo aplica-se aos comprovantes utilizados na declaração do imposto de Renda
1.1.2 Imposto Predial e Territorial Urbano(IPTU) e seu respectivo DARM 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado 10 anos Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Depois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la, porém, para efeito de comprovação de propriedade, é necessário manter o comprovante por 10 anos
1.1.3 Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores(IPVA) 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Na transferência de veículo, o comprador deve solicitar os últimos quatro anos, para evitar fraudes, uma vez que o vendedor pode apresentar o último pagamento, sem que os anteriores estejam pagos.
1.2 PAGAMENTO DE CONTAS DE CONSUMO (ÁGUA, LUZ, TELEFONE)
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.2.1 Comprovante de pagamento de conta deágua, luz, telefone(inclusive o celular) 90 dias 5 anos Por sua natureza de relação de consumo, o prazo é definido pelo Código de Defesa do Consumidor, Lei. 8.078/90, art. 26, II. Em caso de necessidade de questionamento de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Manter as contas também serve como garantia de manutenção dos serviços. Caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga e o consumidor não disponha mais de comprovante, poderá pedir para que o fornecedor prove que a conta não foi paga. A comprovação também pode ser feita por extrato bancário, em caso de débito automático
1.3 PAGAMENTO DE ALUGUEL E CONDOMÍNIO
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.3.1 Recibo de pagamento de aluguel 3 anos Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I.
1.3.2 Recibo de pagamento decondomínio 5 anos Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. É possível solicitar à administradora do condomínio, periodicamente, uma declaração de que não existem débitos pendentes. Assim, é mantido apenas um documento arquivado
1.4 COMPRA (IMÓVEIS, BENS DURÁVEIS E NÃO-DURÁVEIS)
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.4.1 Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvel Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis
1.4.2 Nota fiscal decompra de bem durável
Prazo de garantia Vida útil do produto Ainda que o prazo de garantia dado pelo fabricante tenha se esgotado, alguns defeitos que não ocorrem pelo desgaste natural do bem podem surgir após a garantia, o chamado “vício oculto”. Exemplo disso é o “recall” de automóveis. Ver Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°
1.4.3 Nota fiscal deprodutos e serviços não-duráveis 30 dias Os alimentos são exemplo desta categoria, e a nota deve ser preservada pelo prazo da garantia legal de 30 dias (Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I).
1.5 SERVIÇOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.5.1 Comprovante de depósito bancário Não especificado Deve-se guardar até comprovação do crédito em conta
1.5.2 Extrato bancário 5 anos Para comprovação de pagamentos diversos (cf. CC, CTN); de salários, na falta de holerite (cf. CLT); de movimentação financeira (fisco, por exemplo)
1.5.3 Fatura de cartão de crédito 3 anos, se houver parcelamento, com relação à discussão dos juros aplicados. 5 anos, com relação a eventuais cobranças Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito. É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5 anos (Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206)
1.6 CONTAS E RECIBOS GERAIS
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.6.1 Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária
1.6.2 Comprovante de pagamento demensalidades escolares 5 anos Guardar de preferência até o término do curso, após receber o certificado ou diploma Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração
1.6.3 Comprovante de pagamento de convênio médico 5 anos Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração
1.6.4 Comprovante de pagamento de TV por assinatura 5 anos Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I Vejaisso
1.6.5 Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais 5 anos após a conclusão dos serviços, ou após cessação do contrato ou mandato. Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, II
1.6.6 Comprovante dehospedagem 1 ano Cobranças referentes à hospedagem e alimentação em hotéis obedecem ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1º, I
2. VIDA TRABALHISTA
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
2.1 Cartão do Programa de Integração Social (PIS) Permanente
2.2 Carteira de Trabalho e Previdência Social(CTPS) Permanente
2.3 Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço(FGTS) 2 meses O trabalhador pode conferir a regularidade dos depósitos em sua conta vinculada através de extrato enviado à sua casa de 2 em 2 meses. Se não estiver recebendo o extrato, o trabalhador deverá informar seu endereço completo em uma agência da CAIXA ou pela Internet, no site <www.caixa.gov.br>
2.4 Holerite/recibo de pagamento de salário Aposentadoria Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova de tempo de serviço e de contribuição
2.5 Guia de recolhimento previdenciário comoautônomo Aposentadoria Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e de contribuição
2.6 Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho(TRCT) Aposentadoria Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e contribuição
3. PATRIMÔNIO
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
3.1 Escritura de imóvel Permanente Comprova o direito de propriedade do bem. Em caso de venda, deve ser transferido ao novo proprietário
3.2 Certificado de Registro e Licenciamento Anual(CRLV) 1 ano Documento de porte obrigatório para o condutor do veículo, sob pena de multa e apreensão deste (Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V). Pode ser substituído por uma cópia autenticada pela repartição de trânsito competente
3.3 Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.) 1 ano, após o final da vigência O prazo é contado a partir da data de citação pelo terceiro prejudicado ou da indenização feita a este, no caso de responsabilidade civil, ou do fato gerador da pretensão, nos demais casos. Ver Código Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II
4. CIDADANIA
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
Permanente Se o titular deixar de votar ou justificar por três votações consecutivas, o título será cancelado. Cada turno é considerado uma votação
4.2Comprovante de votação Manter os comprovantesdos dois últimos sufrágios(inclusive dos turnos, se houver) Em caso de perda dos comprovantes, é possível solicitar a qualquer Cartório Eleitoral uma Certidão de Quitação Eleitoral, que será emitida na hora, devido ao acesso direto ao Cadastro Geral de Eleitores. Para os eleitores inscritos no Estado de São Paulo, a requisição pode ser feita através da internet, no site <www.tre-sp.gov.br>
4.3 Certidão de nascimento Permanente Possui validade até a certidão de casamento
4.4 Certidão de casamento Permanente Possui validade até a certidão de óbito
4.5 Certidão de óbito Permanente
Competência
Federal
I – Trabalhista e Previdenciário
Documento Tempo de guarda Início da contagem
Acordo de compensação
de horas 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Acordo de prorrogação
de horas 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Atestado de Saúde
Ocupacional Tempo de validade
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 36 meses Primeiro dia do exercício
seguinte
Carta com Pedido de Demissão 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
CAT – Comunicação
de Acidente do Trabalho 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
CIPA – Comissão Interna de Prevenção
de Acidentes – livros de atas Indeterminado
CIPA – Comissão Interna de Prevenção
de Acidentes – processo eleitoral 5 anos Próximo processo eleitoral
COFINS – Contribuição
Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) 5 anos Data do recolhimento
Comprovante de entrega
da GSP (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Comprovante de pagamento
de benefícios
reembolsados pelo INSS 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Comunicação do Aviso Prévio 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Contrato de trabalho Indeterminado
DARF´s – PIS (Programa de Integração
Social) 10 anos Data do recolhimento
Depósitos do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Documentos das entidades
isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício
etc.)
Livro Diário 10 anos
permanente Primeiro
dia do exercício
seguinte
Ficha de Acidente do Trabalho
e Formulário Resumo Estatístico Anual 03 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social 10 anos Data do recolhimento
Folha de pagamento 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
GFIP – Guia de Recolhimento
do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência
Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado Vejaisso
GPS (Guia da Previdência
Social) – original 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
GRCS – Guia de Recolhimento
da Contribuição Sindical 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
GRE– Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
GRFP – Guia de Recolhimento
Rescisório do FGTS e Informações à Previdência
Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Histórico clínico 20 anos Data da extinção
do contrato de trabalho
Informações
prestadas ao INSS 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias
1. Livro Diário
2. Livro Razão permanente
10 anos Primeiro
dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Livro “Registro de Segurança” Existência do equipamento
Livro de Inspeção
do Trabalho Indeterminado
Livros ou fichas de Registro de Empregados Indeterminado
Livros, cartão ou
fichas de ponto 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Mapa de avaliação
dos acidentes do trabalho (SESMT) 5 anos Data do comprovante de entrega
PIS-Programa de Integração Social – PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público 10 anos Data do recolhimento
RAIS – Relação Anual de Informações
Sociais 10 anos Data da entrega
RE – Relação
de Empregados do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Indeterminado
Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Recibos de pagamentos de
férias 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Recibos de pagamentos de
salários 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Recibos de pagamentos do
13º salário 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Recolhimentos previdenciários
do contribuinte individual Indeterminado
Registros PPRA (Programa
de Prevenção
de Riscos Ambientais) 20 anos Planejamento anual seguinte
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Salário-família – documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
SEFIP – Sistema Empresa
de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência
Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa 5 anos Data da extinção
do contrato de trabalho
Termo de Rescisão
do Contrato de Trabalho 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Competência Federal
II – Comercial e Fiscal
Documento
Tempo de guarda
Início da contagem
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas,
escriturar livros ou elaborar documentos) 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Auditores independentes
(documentos, relatórios,
pareceres etc) 5 anos Data da emissão de seu
parecer
Compensação
mercantil 20 anos
Comprovantes da Escrituração
(Notas Ficais e recibos) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Comprovantes de deduções
do Imposto de Renda (despesas e receitas de projetos culturais, obras audiovisuais
etc.) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Contrato de Seguros – informação
de valores 20 anos Término da vigência
Contratos de seguros de bens – documentos originais 5 anos Término da vigência
ou prazo prescricional, o que for maior
Contratos de seguros de pessoas – documentos originais 20 anos Término da vigência
Contratos Previdenciários
Privados 20 anos Término da vigência
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção
de Rendimentos 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
DIRF – Declaração
de imposto de Renda Retido na Fonte 5 anos Data da entrega à SRF
Extinção das debêntures 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Imposto de Renda – documentos
relativos à declaração
(geral) 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Imposto sobre Produtos
Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração 5 anos Ocorrência do fato gerador, do primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Livros obrigatórios de escrituração
fiscal e comercial
1. Livro Diário
2. Livro Razão 5 anos
permanente
10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Novação mercantil 20 anos
Pagamentos mercantis 20 anos
S/A – Títulos ou
contratos de investimento coletivo 8 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Títulos de capitalização
- documentos originais 20 anos Término da vigência
ou do resgate, o que for maior
Títulos de capitalização – informação
de valores 20 anos Término da vigência
Competência Estadual
III – Fiscal
Documento Tempo de guarda Início da Contagem
Bilhete de Passagem Aquaviário
Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem
Bilhete
de Passagem Ferroviário
Bilhete de Passagem
Rodoviário
Conhecimento aéreo
Conhecimento
de Transporte Aquático
de Cargas
Conhecimento de Transporte Ferroviário
de Cargas
Conhecimento de Transporte Rodoviário
de Cargas
Cupom Fiscal emitido por ECF
Despacho de Transporte
Manifesto de Carga
Nota
Fiscal de Serviço de Comunicação
Nota
Fiscal de Serviço de Telecomunicações
Nota
Fiscal de Serviço de Transporte
Nota Fiscal de Venda a Consumidor
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A
Nota
Fiscal/Conta de energia elétrica
Ordem de Coleta de Cargas
Resumo
de Movimento Diário 5 anos Primeiro
dia do exercício seguinte
Carnê de recolhimento
- ME e EPP anterior regime de estimativa 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Documentos fiscais e formulários não
emitidos – Desenquad. ME/ EPP 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Livro de Registro de Entradas
Livro
de Registro de Saídas
Livro de Registro de
Controle da Produção
e do Estoque
Livro de Registro do Selo Especial de Controle
Livro
de Registro de Impressão de Documentos
Fiscais
Livro de Registro de Utilização de Docs Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro
de Registro de Inventário
Livro de Registro
de Apuração
do IPI
Livro de Registro de Apuração
do ICMS
Livro de Movimento de Combustíveis, 5 anos Primeiro
dia do exercício seguinte
Competência Municipal
IV – Fiscal
Documento Tempo de guarda
Início da contagem
Documentos em geral
1. Nota Fiscal de Serviço
2. Nota Fiscal –Fatura de Serviço 5 anos Primeiro
dia do exercício seguinte
Livro de Registro de Notas
Fiscais de Serviços
Prestados
Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas
de Serviços Prestados a Terceiros
Livro de Registro
de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas
Livro
de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro
de Registro de Impressão de Documentos
Fiscais 5 anos
Muitas pessoas não sabem, mas diversos documentos que nós produzimos ou recebemos pelo governo devem ser guardados para caso de fisco ou problemas legais. E existe um tempo pré determinado pelas leis que indica por quanto tempo um documento é valido ou tem que ficar guardado para qualquer problema ou fiscalização.
A grande maioria das pessoas faz um arquivo morto, com documentos não mais úteis, mas que devem ser guardados, arquivando-os por ano. Enquanto em outra pasta guardam-se os documentos definitivos. Abaixo uma grande tabela que eu recebi por email listando todos os documentos, por quanto tempo você deve guardar e o prazo de validade deles.
Por quanto tempo devo guardar documento – Prazo validade
1. Tabela de Guarda de Documentos de Pessoa Física – VIDA FINANCEIRA
1.1 PAGAMENTO DE TRIBUTOS
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.1.1 Imposto de Renda de Pessoa Física(IRPF) e seu respectivo DARF 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva declaração, ou seja, 6 anos (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). O mesmo prazo aplica-se aos comprovantes utilizados na declaração do imposto de Renda
1.1.2 Imposto Predial e Territorial Urbano(IPTU) e seu respectivo DARM 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado 10 anos Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Depois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la, porém, para efeito de comprovação de propriedade, é necessário manter o comprovante por 10 anos
1.1.3 Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores(IPVA) 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Na transferência de veículo, o comprador deve solicitar os últimos quatro anos, para evitar fraudes, uma vez que o vendedor pode apresentar o último pagamento, sem que os anteriores estejam pagos.
1.2 PAGAMENTO DE CONTAS DE CONSUMO (ÁGUA, LUZ, TELEFONE)
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.2.1 Comprovante de pagamento de conta deágua, luz, telefone(inclusive o celular) 90 dias 5 anos Por sua natureza de relação de consumo, o prazo é definido pelo Código de Defesa do Consumidor, Lei. 8.078/90, art. 26, II. Em caso de necessidade de questionamento de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Manter as contas também serve como garantia de manutenção dos serviços. Caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga e o consumidor não disponha mais de comprovante, poderá pedir para que o fornecedor prove que a conta não foi paga. A comprovação também pode ser feita por extrato bancário, em caso de débito automático
1.3 PAGAMENTO DE ALUGUEL E CONDOMÍNIO
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.3.1 Recibo de pagamento de aluguel 3 anos Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I.
1.3.2 Recibo de pagamento decondomínio 5 anos Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. É possível solicitar à administradora do condomínio, periodicamente, uma declaração de que não existem débitos pendentes. Assim, é mantido apenas um documento arquivado
1.4 COMPRA (IMÓVEIS, BENS DURÁVEIS E NÃO-DURÁVEIS)
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.4.1 Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvel Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis
1.4.2 Nota fiscal decompra de bem durável
Prazo de garantia Vida útil do produto Ainda que o prazo de garantia dado pelo fabricante tenha se esgotado, alguns defeitos que não ocorrem pelo desgaste natural do bem podem surgir após a garantia, o chamado “vício oculto”. Exemplo disso é o “recall” de automóveis. Ver Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°
1.4.3 Nota fiscal deprodutos e serviços não-duráveis 30 dias Os alimentos são exemplo desta categoria, e a nota deve ser preservada pelo prazo da garantia legal de 30 dias (Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I).
1.5 SERVIÇOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.5.1 Comprovante de depósito bancário Não especificado Deve-se guardar até comprovação do crédito em conta
1.5.2 Extrato bancário 5 anos Para comprovação de pagamentos diversos (cf. CC, CTN); de salários, na falta de holerite (cf. CLT); de movimentação financeira (fisco, por exemplo)
1.5.3 Fatura de cartão de crédito 3 anos, se houver parcelamento, com relação à discussão dos juros aplicados. 5 anos, com relação a eventuais cobranças Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito. É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5 anos (Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206)
1.6 CONTAS E RECIBOS GERAIS
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
1.6.1 Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária
1.6.2 Comprovante de pagamento demensalidades escolares 5 anos Guardar de preferência até o término do curso, após receber o certificado ou diploma Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração
1.6.3 Comprovante de pagamento de convênio médico 5 anos Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração
1.6.4 Comprovante de pagamento de TV por assinatura 5 anos Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I Vejaisso
1.6.5 Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais 5 anos após a conclusão dos serviços, ou após cessação do contrato ou mandato. Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, II
1.6.6 Comprovante dehospedagem 1 ano Cobranças referentes à hospedagem e alimentação em hotéis obedecem ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1º, I
2. VIDA TRABALHISTA
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
2.1 Cartão do Programa de Integração Social (PIS) Permanente
2.2 Carteira de Trabalho e Previdência Social(CTPS) Permanente
2.3 Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço(FGTS) 2 meses O trabalhador pode conferir a regularidade dos depósitos em sua conta vinculada através de extrato enviado à sua casa de 2 em 2 meses. Se não estiver recebendo o extrato, o trabalhador deverá informar seu endereço completo em uma agência da CAIXA ou pela Internet, no site <www.caixa.gov.br>
2.4 Holerite/recibo de pagamento de salário Aposentadoria Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova de tempo de serviço e de contribuição
2.5 Guia de recolhimento previdenciário comoautônomo Aposentadoria Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e de contribuição
2.6 Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho(TRCT) Aposentadoria Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e contribuição
3. PATRIMÔNIO
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
3.1 Escritura de imóvel Permanente Comprova o direito de propriedade do bem. Em caso de venda, deve ser transferido ao novo proprietário
3.2 Certificado de Registro e Licenciamento Anual(CRLV) 1 ano Documento de porte obrigatório para o condutor do veículo, sob pena de multa e apreensão deste (Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V). Pode ser substituído por uma cópia autenticada pela repartição de trânsito competente
3.3 Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.) 1 ano, após o final da vigência O prazo é contado a partir da data de citação pelo terceiro prejudicado ou da indenização feita a este, no caso de responsabilidade civil, ou do fato gerador da pretensão, nos demais casos. Ver Código Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II
4. CIDADANIA
Documento Prazo de Guarda Prazo de Precaução Observações
Permanente Se o titular deixar de votar ou justificar por três votações consecutivas, o título será cancelado. Cada turno é considerado uma votação
4.2Comprovante de votação Manter os comprovantesdos dois últimos sufrágios(inclusive dos turnos, se houver) Em caso de perda dos comprovantes, é possível solicitar a qualquer Cartório Eleitoral uma Certidão de Quitação Eleitoral, que será emitida na hora, devido ao acesso direto ao Cadastro Geral de Eleitores. Para os eleitores inscritos no Estado de São Paulo, a requisição pode ser feita através da internet, no site <www.tre-sp.gov.br>
4.3 Certidão de nascimento Permanente Possui validade até a certidão de casamento
4.4 Certidão de casamento Permanente Possui validade até a certidão de óbito
4.5 Certidão de óbito Permanente
Competência
Federal
I – Trabalhista e Previdenciário
Documento Tempo de guarda Início da contagem
Acordo de compensação
de horas 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Acordo de prorrogação
de horas 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Atestado de Saúde
Ocupacional Tempo de validade
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 36 meses Primeiro dia do exercício
seguinte
Carta com Pedido de Demissão 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
CAT – Comunicação
de Acidente do Trabalho 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
CIPA – Comissão Interna de Prevenção
de Acidentes – livros de atas Indeterminado
CIPA – Comissão Interna de Prevenção
de Acidentes – processo eleitoral 5 anos Próximo processo eleitoral
COFINS – Contribuição
Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) 5 anos Data do recolhimento
Comprovante de entrega
da GSP (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Comprovante de pagamento
de benefícios
reembolsados pelo INSS 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Comunicação do Aviso Prévio 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Contrato de trabalho Indeterminado
DARF´s – PIS (Programa de Integração
Social) 10 anos Data do recolhimento
Depósitos do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Documentos das entidades
isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício
etc.)
Livro Diário 10 anos
permanente Primeiro
dia do exercício
seguinte
Ficha de Acidente do Trabalho
e Formulário Resumo Estatístico Anual 03 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social 10 anos Data do recolhimento
Folha de pagamento 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
GFIP – Guia de Recolhimento
do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência
Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado Vejaisso
GPS (Guia da Previdência
Social) – original 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
GRCS – Guia de Recolhimento
da Contribuição Sindical 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
GRE– Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
GRFP – Guia de Recolhimento
Rescisório do FGTS e Informações à Previdência
Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Histórico clínico 20 anos Data da extinção
do contrato de trabalho
Informações
prestadas ao INSS 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias
1. Livro Diário
2. Livro Razão permanente
10 anos Primeiro
dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Livro “Registro de Segurança” Existência do equipamento
Livro de Inspeção
do Trabalho Indeterminado
Livros ou fichas de Registro de Empregados Indeterminado
Livros, cartão ou
fichas de ponto 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Mapa de avaliação
dos acidentes do trabalho (SESMT) 5 anos Data do comprovante de entrega
PIS-Programa de Integração Social – PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público 10 anos Data do recolhimento
RAIS – Relação Anual de Informações
Sociais 10 anos Data da entrega
RE – Relação
de Empregados do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Indeterminado
Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Recibos de pagamentos de
férias 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Recibos de pagamentos de
salários 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Recibos de pagamentos do
13º salário 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Recolhimentos previdenciários
do contribuinte individual Indeterminado
Registros PPRA (Programa
de Prevenção
de Riscos Ambientais) 20 anos Planejamento anual seguinte
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Salário-família – documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
SEFIP – Sistema Empresa
de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência
Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa 5 anos Data da extinção
do contrato de trabalho
Termo de Rescisão
do Contrato de Trabalho 5 anos Retroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Competência Federal
II – Comercial e Fiscal
Documento
Tempo de guarda
Início da contagem
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas,
escriturar livros ou elaborar documentos) 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Auditores independentes
(documentos, relatórios,
pareceres etc) 5 anos Data da emissão de seu
parecer
Compensação
mercantil 20 anos
Comprovantes da Escrituração
(Notas Ficais e recibos) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Comprovantes de deduções
do Imposto de Renda (despesas e receitas de projetos culturais, obras audiovisuais
etc.) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Contrato de Seguros – informação
de valores 20 anos Término da vigência
Contratos de seguros de bens – documentos originais 5 anos Término da vigência
ou prazo prescricional, o que for maior
Contratos de seguros de pessoas – documentos originais 20 anos Término da vigência
Contratos Previdenciários
Privados 20 anos Término da vigência
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção
de Rendimentos 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
DIRF – Declaração
de imposto de Renda Retido na Fonte 5 anos Data da entrega à SRF
Extinção das debêntures 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Imposto de Renda – documentos
relativos à declaração
(geral) 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Imposto sobre Produtos
Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração 5 anos Ocorrência do fato gerador, do primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Livros obrigatórios de escrituração
fiscal e comercial
1. Livro Diário
2. Livro Razão 5 anos
permanente
10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Novação mercantil 20 anos
Pagamentos mercantis 20 anos
S/A – Títulos ou
contratos de investimento coletivo 8 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Títulos de capitalização
- documentos originais 20 anos Término da vigência
ou do resgate, o que for maior
Títulos de capitalização – informação
de valores 20 anos Término da vigência
Competência Estadual
III – Fiscal
Documento Tempo de guarda Início da Contagem
Bilhete de Passagem Aquaviário
Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem
Bilhete
de Passagem Ferroviário
Bilhete de Passagem
Rodoviário
Conhecimento aéreo
Conhecimento
de Transporte Aquático
de Cargas
Conhecimento de Transporte Ferroviário
de Cargas
Conhecimento de Transporte Rodoviário
de Cargas
Cupom Fiscal emitido por ECF
Despacho de Transporte
Manifesto de Carga
Nota
Fiscal de Serviço de Comunicação
Nota
Fiscal de Serviço de Telecomunicações
Nota
Fiscal de Serviço de Transporte
Nota Fiscal de Venda a Consumidor
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A
Nota
Fiscal/Conta de energia elétrica
Ordem de Coleta de Cargas
Resumo
de Movimento Diário 5 anos Primeiro
dia do exercício seguinte
Carnê de recolhimento
- ME e EPP anterior regime de estimativa 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Documentos fiscais e formulários não
emitidos – Desenquad. ME/ EPP 5 anos Primeiro dia do exercício
seguinte
Livro de Registro de Entradas
Livro
de Registro de Saídas
Livro de Registro de
Controle da Produção
e do Estoque
Livro de Registro do Selo Especial de Controle
Livro
de Registro de Impressão de Documentos
Fiscais
Livro de Registro de Utilização de Docs Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro
de Registro de Inventário
Livro de Registro
de Apuração
do IPI
Livro de Registro de Apuração
do ICMS
Livro de Movimento de Combustíveis, 5 anos Primeiro
dia do exercício seguinte
Competência Municipal
IV – Fiscal
Documento Tempo de guarda
Início da contagem
Documentos em geral
1. Nota Fiscal de Serviço
2. Nota Fiscal –Fatura de Serviço 5 anos Primeiro
dia do exercício seguinte
Livro de Registro de Notas
Fiscais de Serviços
Prestados
Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas
de Serviços Prestados a Terceiros
Livro de Registro
de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas
Livro
de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro
de Registro de Impressão de Documentos
Fiscais 5 anos
Evento discute gestão de documentos no Judiciário
A gestão de documentos e a utilização de novas tecnologias de acesso à informação serão os temas do II Congresso Brasileiro dos Arquivos do Poder Judiciário. O evento acontece entre os dias 28 e 30 de março, organizado pelo Tribunal Superior Eleitoral.
O objetivo do encontro é juntar gestores de informação do Judiciário e de outros poderes, e discutir o impacto das novas tecnologias na área. O alvo do evento são servidores, estudantes e profissionais com atuação no segmento, além de pessoas não ligadas à área, mas com interesse no assunto.
Na programação, há quatro minicursos de gestão de informação, e os participantes ainda poderão acompanhar as reuniões do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) e do Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral (PGD/JE). Nessas discussões é que são definidas as estratégias de melhoria para a informação arquivística.
Pouco dinheiro
Esta é a segunda edição do congresso. A primeira aconteceu em 2001, em Brasília. Naquela ocasião, foi detectado que o problema da gestão de documentos e informações era a falta de investimentos em infraestrutura e capacitação na gestão do patrimônio documental.
Na opinião dos organizadores do primeiro evento, o congresso foi um marco na implantação de uma política de gestão de documentos no Judiciário. A expectativa para o encontro é de que seja uma grande avaliação das conquistas dos últimos anos na área. A partir daí, os responsáveis esperam fazer uma reflexão das novas necessidades e, principalmente, sobre a migração da informação do papel para outras plataformas de acesso.
O evento é organizado pelo TSE, com apoio do Supremo Tribunal Federal, Superior Tribunal de Justiça, Tribunal Superior do Trabalho, Superior Tribunal Militar, Tribunal de Justiça do Distrito Federal, Conselho da Justiça Federal e do Conselho Superior da Justiça do Trabalho. Com informações da Assessoria de Imprensa do STF.
FONTE: consultor jurídico - www.conjur.com.br
www.metodocad.com.br
O objetivo do encontro é juntar gestores de informação do Judiciário e de outros poderes, e discutir o impacto das novas tecnologias na área. O alvo do evento são servidores, estudantes e profissionais com atuação no segmento, além de pessoas não ligadas à área, mas com interesse no assunto.
Na programação, há quatro minicursos de gestão de informação, e os participantes ainda poderão acompanhar as reuniões do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) e do Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral (PGD/JE). Nessas discussões é que são definidas as estratégias de melhoria para a informação arquivística.
Pouco dinheiro
Esta é a segunda edição do congresso. A primeira aconteceu em 2001, em Brasília. Naquela ocasião, foi detectado que o problema da gestão de documentos e informações era a falta de investimentos em infraestrutura e capacitação na gestão do patrimônio documental.
Na opinião dos organizadores do primeiro evento, o congresso foi um marco na implantação de uma política de gestão de documentos no Judiciário. A expectativa para o encontro é de que seja uma grande avaliação das conquistas dos últimos anos na área. A partir daí, os responsáveis esperam fazer uma reflexão das novas necessidades e, principalmente, sobre a migração da informação do papel para outras plataformas de acesso.
O evento é organizado pelo TSE, com apoio do Supremo Tribunal Federal, Superior Tribunal de Justiça, Tribunal Superior do Trabalho, Superior Tribunal Militar, Tribunal de Justiça do Distrito Federal, Conselho da Justiça Federal e do Conselho Superior da Justiça do Trabalho. Com informações da Assessoria de Imprensa do STF.
FONTE: consultor jurídico - www.conjur.com.br
www.metodocad.com.br
terça-feira, 24 de janeiro de 2012
CNJ aprova recomendação sobre guarda e arquivo de documentos
Como forma de orientar os tribunais a regulamentar melhor o arquivamento e a organização dos seus processos, atos e demais documentos, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) aprovou, na última sessão plenária (5/7), recomendação para a observância das normas de funcionamento do chamado Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário, Proname. Na prática, a recomendação apresenta regras e critérios para transferência, recolhimento e armazenamento de tais papéis, dentro do que estabelece a Constituição Federal e a Lei 8.159/91, referente à política nacional de arquivos públicos e privados.
Critérios e transferência - Conforme o teor da determinação a gestão documental no Judiciário tem, entre outras missões, a de padronizar documentos e processos por espécies, tipos, assuntos e registros de movimentação. Tem o objetivo, também, de adotar critérios de transferência e de recolhimento destes papéis das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental e, ainda, classificar, avaliar e descrever tais documentos, mediante planos de classificação e tabelas de temporalidade que levem à preservação das informações que contém.
São instrumentos do Proname os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como os métodos desses sistemas. O comitê do programa, que é coordenado pelo CNJ, é integrado por representantes de todos os segmentos do Judiciário. A determinação teve como relator o conselheiro do CNJ Milton Nobre.
Fonte: Hylda Cavalcanti - Agência CNJ de Notícias
Critérios e transferência - Conforme o teor da determinação a gestão documental no Judiciário tem, entre outras missões, a de padronizar documentos e processos por espécies, tipos, assuntos e registros de movimentação. Tem o objetivo, também, de adotar critérios de transferência e de recolhimento destes papéis das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental e, ainda, classificar, avaliar e descrever tais documentos, mediante planos de classificação e tabelas de temporalidade que levem à preservação das informações que contém.
São instrumentos do Proname os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como os métodos desses sistemas. O comitê do programa, que é coordenado pelo CNJ, é integrado por representantes de todos os segmentos do Judiciário. A determinação teve como relator o conselheiro do CNJ Milton Nobre.
Fonte: Hylda Cavalcanti - Agência CNJ de Notícias
Arquivo morto
BRUMADO: ANTIGA CADEIA VIRA ARQUIVO MORTO
O antigo casarão, que serviu por vários anos como delegacia, em Brumado, atualmente, serve de depósito para os arquivos do município, também chamados de ‘arquivo morto’. No local, ainda existem as três celas que mantinham os custodiados, no entanto, ‘atrás das grades’, encontramos pilhas e mais pilhas de papel. São cerca de 20 toneladas de arquivos, dos últimos 80 anos, que ao longo do tempo vem se deteriorando e ficando perdido, em meio a tanta poeira, não havendo mais espaço para novos arquivos, sendo necessário um novo local, que já foi providenciado, para acumular o novo acervo de documentos que tem chegado. Mas, o que tem chamado a atenção da população, é que um casarão antigo, que resistiu a todas as intempéries e conta parte da história de Brumado, caiu no esquecimento e, hoje, é apenas mais um imóvel antigo da cidade.
Fonte: Brumado Notícias
O antigo casarão, que serviu por vários anos como delegacia, em Brumado, atualmente, serve de depósito para os arquivos do município, também chamados de ‘arquivo morto’. No local, ainda existem as três celas que mantinham os custodiados, no entanto, ‘atrás das grades’, encontramos pilhas e mais pilhas de papel. São cerca de 20 toneladas de arquivos, dos últimos 80 anos, que ao longo do tempo vem se deteriorando e ficando perdido, em meio a tanta poeira, não havendo mais espaço para novos arquivos, sendo necessário um novo local, que já foi providenciado, para acumular o novo acervo de documentos que tem chegado. Mas, o que tem chamado a atenção da população, é que um casarão antigo, que resistiu a todas as intempéries e conta parte da história de Brumado, caiu no esquecimento e, hoje, é apenas mais um imóvel antigo da cidade.
Fonte: Brumado Notícias
Cuidados com os documentos
Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relação aos manuscritos. O exame dos documentos, testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados.
As tintas ferrogálicas, conforme o caso pode destruir um documento pelo seu alto índice de acidez. Todo cuidado é pouco para manusear esses documentos. As espessas tintas encontradas em partituras de música, por exemplo, podem estar soltas ou em estado de pó.
Tintas, como de cópias de carbono, são fáceis de “borrar”, ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso é fino e quebradiço, tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfície desaconselhável. As áreas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados são desenhadas com tintas à base de água que podem estar secas e pulverulentas. A limpeza mecânica, nesses casos, deve ser evitada.
Documentos em grande formato
Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha, após testes. Pode-se também usar um swob – cotonete – bem enxuto e embebido em álcool. Muito sensíveis à água, esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil remoção.
Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis. Não se recomenda limpar a área pictórica. Todo cuidado é pouco, até mesmo na escolha de seu acondicionamento.
Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. Em mapas impressos, desde que em boas condições, o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas. Os grandes mapas impressos, muitas vezes, têm várias folhas de papel coladas entre si nas margens, visando permitir uma impressão maior. Ao fazer a limpeza de um documento desses, o cuidado com as emendas deve ser redobrado, pois nessas, geralmente, ocorrem descolamentos que podem reter resíduos de borracha da limpeza, gerando degradação. Outros mapas são montados em linho ou algodão com cola de amido. O verso desses documentos retém muita sujidade. Recomenda-se remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocal e no documento).
Limpeza do espaço físico – salas de acervo
A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espaço físico abrange especialmente o piso, as estantes e os móveis.
-Piso – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó, pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. Qualquer tipo de solvente ou cera não é recomendado. Deve-se evitar também a água, pois sua interferência, por menor que seja, desequilibra a umidade relativa do ambiente. Normalmente, as bibliotecas e arquivos funcionam em espaços não adequados, que apresentam elevado índice de umidade relativa do ar e temperatura. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e, desta forma, fazer subir ainda mais o índice de umidade nas salas de acervo.
-Estantes – as estantes também podem ser limpas com aspirador de pó. Caso seja necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma solução de água + álcool a 50%, passada com pano muito bem torcido. Em seguida, passar outro pano seco. É preciso estar atento à umidade relativa do ar. Não devem ser utilizados produtos químicos, porque estes exalam vapores que geralmente são compostos de elementos de natureza ácida. As estantes mais adequadas são as de metal esmaltado. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada, pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou metal.
As tintas ferrogálicas, conforme o caso pode destruir um documento pelo seu alto índice de acidez. Todo cuidado é pouco para manusear esses documentos. As espessas tintas encontradas em partituras de música, por exemplo, podem estar soltas ou em estado de pó.
Tintas, como de cópias de carbono, são fáceis de “borrar”, ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso é fino e quebradiço, tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfície desaconselhável. As áreas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados são desenhadas com tintas à base de água que podem estar secas e pulverulentas. A limpeza mecânica, nesses casos, deve ser evitada.
Documentos em grande formato
Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha, após testes. Pode-se também usar um swob – cotonete – bem enxuto e embebido em álcool. Muito sensíveis à água, esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil remoção.
Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis. Não se recomenda limpar a área pictórica. Todo cuidado é pouco, até mesmo na escolha de seu acondicionamento.
Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. Em mapas impressos, desde que em boas condições, o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas. Os grandes mapas impressos, muitas vezes, têm várias folhas de papel coladas entre si nas margens, visando permitir uma impressão maior. Ao fazer a limpeza de um documento desses, o cuidado com as emendas deve ser redobrado, pois nessas, geralmente, ocorrem descolamentos que podem reter resíduos de borracha da limpeza, gerando degradação. Outros mapas são montados em linho ou algodão com cola de amido. O verso desses documentos retém muita sujidade. Recomenda-se remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocal e no documento).
Limpeza do espaço físico – salas de acervo
A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espaço físico abrange especialmente o piso, as estantes e os móveis.
-Piso – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó, pois remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. Qualquer tipo de solvente ou cera não é recomendado. Deve-se evitar também a água, pois sua interferência, por menor que seja, desequilibra a umidade relativa do ambiente. Normalmente, as bibliotecas e arquivos funcionam em espaços não adequados, que apresentam elevado índice de umidade relativa do ar e temperatura. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e, desta forma, fazer subir ainda mais o índice de umidade nas salas de acervo.
-Estantes – as estantes também podem ser limpas com aspirador de pó. Caso seja necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma solução de água + álcool a 50%, passada com pano muito bem torcido. Em seguida, passar outro pano seco. É preciso estar atento à umidade relativa do ar. Não devem ser utilizados produtos químicos, porque estes exalam vapores que geralmente são compostos de elementos de natureza ácida. As estantes mais adequadas são as de metal esmaltado. A madeira não revestida ou de fórmica não é recomendada, pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou metal.
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