SUMÁRIO
Apresentação
1. Abrangência e conceitos
1.1 Avaliação de arquivos
1.2 Abrangência da aplicação
1.3 Termos arquivísticos
utilizados
1.4 Quem e quando avaliar?
2. Destinação de Documentos
2.1 Como planejar a destinação de documentos?
2.2 Como transferir?
2.2.1 Do Arquivo da Área para o
Arquivo Setorial
(Para Unidades/Órgãos que dispõe
de depósito central)
2.2.2 Do Arquivo da própria Área
(Para Unidades/Órgãos que não
dispõe de depósito central)
2.3 Recolhimento de documentos
para preservação
2.4 Como eliminar?
2.4.1 Amostragem
2.5 E os processos?
2.5.1 Análise de processos
2.5.2 Encaminhamento de
processos
2.6 Atualização das Tabelas de
Temporalidade
3. Recomendações
3.1 Organização de documentos
3.2 Conservação preventiva
1.2 ABRANGÊNCIAS DA APLICAÇÃO
♦ Arquivos:
- Dos Institutos e das Faculdades
da Unicamp
- Arquivos:
- Correntes das áreas de trabalho;
- Acumulados pelas Unidades - em
depósitos centralizados ou nas próprias áreas - respeitados os períodos
históricos correspondentes, contidos no Quadro de Períodos Históricos para os
Arquivos dos Institutos e Faculdades (Anexo
1)
♦
Natureza dos
Documentos:
- todos os gêneros (textual,
audiovisual, eletrônico, etc.)
- documentos simples ou avulsos e
processos
1.3 TERMOS ARQUIVÍSTICOS UTILIZADOS
Arquivo Corrente ou Ativo -
conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os
quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e
atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência
e da freqüência com que são por eles consultados.
Arquivo Intermediário ou semi-ativo -
conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco
freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua
destinação final.
Arquivo Permanente/Histórico-
conjunto de documentos recolhidos em caráter definitivo, em função de seu valor
informativo à instituição.
Destinação de Documentos - em decorrência
da avaliação, encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou permanente,
à eliminação e/ou à reprodução. (Transferência e Recolhimento)
Digitalização: reprodução por varredura
eletrônica e armazenamento em disco ótico ou outro suporte de alta densidade,
permitindo a visualização do documento em terminal de alta resolução ou sua
impressão em papel. (Ver Texto Processo de
Digitalização de Imagens no site do SIARQ)
Documento - Unidade constituída pela
informação e seu suporte produzido ou recebido em decorrência do cumprimento
das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. (Gêneros:
textual, audiovisual, iconográfico, fonográfico, eletrônico etc.)
Dossiê: Unidade documental em que se
reúnem informalmente documentos de natureza diversa, para uma finalidade
específica.
Microfilmagem: Produção de imagens
fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido (tipos: complemento
e conservação).
Processo: Unidade documental em que se
reúnem oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso de uma ação
administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível.
Vigência - Qualidade pela qual permanecem
efetivos e válidos os encargos e dispositivos contidos nos documentos.
Baseados no Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação
dos Arquivistas do Estado de São Paulo, 1996.
1.4 QUEM E QUANDO AVALIAR?
♦ Os responsáveis por áreas e órgãos e os servidores das Comissões Setoriais de
Arquivos, designadas pela direção da Unidade tem a responsabilidade de apoiar a
elaboração e a aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos. (Del.
Consu A-8/95, Art.27,III e Art.32, IV e V)
♦
A avaliação pode ser contínua ou de acordo com os cronogramas anuais
estabelecidos pelas Comissões Setoriais de Arquivo das Unidades/Órgãos e/ou
pelos responsáveis pelos arquivos da Unidade, levando-se em conta as
necessidades de cada área.
2. DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
2.1 COMO PLANEJAR A DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS?
"Programar um dia para a avaliação
de arquivos"
1)
planejar as operações de transferência de documentos entre arquivos da Unidade:
locais, funcionários, transporte etc.; 2)
planejar os procedimentos para o encaminhamento dos documentos elimináveis para
reciclagem: Parque Ecológico da Unicamp ou venda para empresas privadas; 3) preparar formulários e instruções específicas; 4) reservar caixas, pastas, papel
almaço, para acondicionar os documentos a serem transferidos ao Arquivo
Setorial ou Central; 5) reservar
materiais para identificação (lápis, pincéis, etiquetas, etc.); 6) reservar caixas para colocar os
documentos que poderão ser eliminados; 7)
destacar funcionário para acompanhar o recolhimento de documentos ao Arquivo
Central e para a fragmentação e eliminação de documentos fora da Unidade;
2.2 COMO TRANSFERIR?
2.2.1 Do Arquivo da Área para o Arquivo
Setorial
(Para Unidades/Órgãos que dispõem de
depósito central)
Identificar
os documentos vigentes e com baixa freqüência de uso e que precisam ser
mantidos para cumprimento de temporalidade; 2) organizar os documentos de
acordo com as atividades (Área, série/atividade e ano (s). 3) preencher a Relação de Destinação de Destinação de Documentos, assinalando a operação em campo específico; 4) acondicionar os
documentos em pastas ou em papel almaço com identificação e em caixas, por ano,
colocando etiquetas com os seguintes dados: Nomes da Área e da (s) atividades
compreendidas, breve conteúdo, ano abrangido e indicação do ano de destinação (eliminação
e preservação);
5) encaminhar as caixas ao Arquivo Setorial juntamente com a Relação de Destinação de Documentos.
2.2.2
Dentro do Arquivo da própria Área
(Para Unidades/Órgãos que não dispõem de
depósitos)
1) identificar os documentos
vigentes e com baixa freqüência de uso, que precisam ser mantidos para
cumprimento de temporalidade;
2) acondicionar os documentos em
pastas com identificação e em caixas, por ano, colocando etiquetas com os
seguintes dados: Nomes da Unidade e atividade (s), descrição breve do conteúdo,
ano compreendido, indicação do ano de destinação (eliminação ou preservação).
2.3 COMO RECOLHER DOCUMENTOS À
PRESERVAÇÃO?
O Arquivo Central/SIARQ conforme determina a Deliberação CONSU
A-8/95 de 26 de julho de 1995, recolhe documentos que devem ser preservados
pela Universidade, após cumprida a vigência administrativa.
2.4 COMO ELIMINAR?
Na
operação de eliminação devem ser observados se os conjuntos avaliados não pertencem
ao período histórico de arquivo, determinado para a sua Unidade, constante no Quadro de períodos Históricos para os
Arquivos dos Institutos e Faculdades,
citado no item anterior (Anexo 1).
Caso
positivo seguir os seguintes procedimentos:
1) identificar no arquivo da área os documentos
previstos para a eliminação e confrontar com as Tabelas de Temporalidade de
Documentos;
2) confirmar se os documentos estão, de fato,
encerrados*, com as suas respectivas datas; e se não há nenhum tipo de consulta
que anule a indicação de eliminação. (Caso positivo mantê-los por mais tempo
até que haja segurança para a operação).
De modo a garantir as informações históricas que contextualizam a
criação e instalação das Unidades, foi preparado um quadro com períodos
históricos para os arquivos. (Ver Anexo 1).
Os avaliadores devem observar o período histórico relativo a sua
Unidade e separar o conjunto de documentos correspondente e solicitar a análise
de técnicos do Arquivo Central/SIARQ.
Para o período posterior seguir os seguintes procedimentos:
1) identificar, nas Tabelas, os documentos que devem ser
preservados;
2) organizar os documentos em séries/atividades;
3) ordenar os conjuntos selecionados por ano;
4) listar o material na Relação de Destinação de Documentos, assinalando a operação em campo específico (Formulário 1);
5) acondicionar os documentos em pastas e em caixas-arquivo,
colocando uma etiqueta de identificação com os seguinte dados: nomes da Unidade
e da atividade, descrição do conteúdo da caixa e as datas-limite.
6) reservar o material e comunicar o Arquivo Central, por e-mail -
anexando a Relação, para autorização de recebimento e planejamento de espaço e
pessoal.
7) encaminhar os documentos em transporte especial
acompanhado de um servidor com a Relação de Destinação de Documentos.
Considerar como encerramento, o cumprimento da ação que motivou a
criação do (s) documento (s)
Ex.:
- Dá-se por encerrada uma compra, quando do recebimento do seu
objeto, ou da sua negação.
- Um concurso dá-se por encerrado quando os atos estiverem
homologados e publicados; ou quando da sua negação.
3) listar em Relação de Eliminação de Documentos os documentos/pastas selecionadas e colher as assinaturas
cabíveis. (Formulário 2);
4) separar e colocar os documentos ou pastas em
caixas e proceder a eliminação de acordo com os procedimentos definidos pela
Unidade* (fragmentação na Unidade ou externa).
*Separe as pastas e outros invólucros
que podem ser reutilizadas pela Área".
2.4.1 Amostragem
Os
avaliadores devem selecionar amostras de documentos que representem os
conjuntos de atividades/competências da Área, a serem eliminados, para a
preservação da memória institucional.
As
amostras devem demonstrar como as atividades eram desenvolvidas e por quem, em
determinado período, desta forma podem informar: nomes de pessoas, fenômenos
excepcionais, modelos de formulários etc.
O
Arquivo Central/SIARQ colhe amostras de Processos de todas as Unidades a partir
de critérios estabelecidos pela Comissão Central de Avaliação.
2.5 E OS PROCESSOS?
Trataremos
aqui de instruções específicas para transferência de processos, ao Arquivo
Central/SIARQ, para preservação e eliminação, identificados nas Tabelas de
Temporalidade de Documentos dos Institutos e das Faculdades.
A Portaria GR 105/93, publicada em DOE 16/09/1993 tem mais
instruções sobre o a tramitação, encerramento e arquivamento de processos e
expedientes.
2.5.1 Análise de Processos
Os
Processos constantes nas Tabelas de Temporalidade, com vigência vencida, devem
ser encaminhados ao Arquivo Central para efetivação da Conservação e/ou da
Eliminação, depois que os seguintes itens forem analisados:
se os processos não integram o período histórico
referido no Quadro Períodos Históricos
dos Arquivos das Unidades citado no item
anterior. (Anexo 1);
se os processos, após o último despacho, estão
mantidos na Unidade/Órgão, por, no mínimo, 5 anos
se estão encerrados*, por autoridade competente (ver
Instrução DGA 011/012 de 05/12/1997)
Obs.: para os processos sujeitos a fiscalização do Tribunal de
Contas do Estado, adote a data de encerramento constante no Quadro de
Encerramento de Processos. (Anexo 2)
se não foram
consultados após a data de encerramento e nem houveram eventos que atribuíram
valor ao documento. (Ex.: juntadas de novos documentos e novos despachos).
se não tiveram alta freqüência de consulta que
recomendem a sua manutenção no arquivo da Unidade, por mais algum tempo, a ser
determinado pela Área "geradora" do mesmo;
se não estão envolvidos em alguma ação jurídica ou
fiscal.
Para qualquer um destes casos
recomenda-se que se mantenham os processos no Arquivo Setorial, até que expire
a nova data de vigência dos mesmos.
2.5.2 Encaminhamento de Processos
1) Após verificação, registrar
as informações referentes aos Processos no Sistema de Protocolo e Arquivo:
1.1 registrar a data de encerramento* dos processos em tela própria;
1.2 registrar
a transferência ao Arquivo Setorial (área específica das Unidades/Órgãos
denominada Controle de Arquivo Setorial)
1.3 imprimir um Relatório de processos sujeitos a Transferência utilizando a mesma área: Controle de Arquivo Setorial
imprime/consulta)
Série: Aquisição de Material de Consumo
Processo
de aquisição de papel (1992)
2) os Processos conferidos poderão ser encaminhados
juntamente com o Relatório, assinado, pelo responsável pela Área competente ou
Arquivo Setorial, ao Arquivo Central;
3) comunicar o Arquivo Central/SIARQ, com
antecedência de 20 dias, para previsão de espaço físico e de pessoal;
4) o Arquivo
Central/SIARQ devolverá para a Unidade a Listagem de Eliminação e /ou Conservação,
para assinatura e ciência.
2.6 ATUALIZAÇÃO DE TABELAS
DE TEMPORALIDADE
As
Tabelas deverão ser atualizadas, anualmente, ou de acordo com as necessidades
das Unidades.
Durante
a sua aplicação podem aparecer documentos e atividades que não foram informados
nas Tabelas, siga os procedimentos:
a)
indique, à mão, a competência/atividade na Tabela da Área correspondente,
sugerindo prazo de arquivamento e destinação;
b)
preencha todos os campos da Pré-Tabela de Temporalidade de Documentos e encaminhe ao Arquivo Central/SIARQ para incorporação e
apreciação da Comissão Central de Documentos. (Formulário 3)
c) As
Tabelas atualizadas e aprovadas serão publicadas e encaminhadas às Unidades.
3. RECOMENDAÇÕES
3.1 ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DAS ÁREAS
A
organização dos documentos dos arquivos correntes das Áreas, quando possível,
devem corresponder as Tabelas de Temporalidade, no que se refere ao agrupamento
de documentos dentro das competências e das atividades nela relacionadas.
Isto
facilita o trabalho de identificação de conjuntos documentais nas avaliações
periódicas dos arquivos, tendo as Tabelas como base. 3.1.1 Acondicionamento de documentos: podem ser utilizados os tipos de invólucros que mais atendam as
necessidades da Unidade: pasta AZ, suspensas, de elástico etc.
3.1.2 Armazenamento: os móveis devem ser resistentes, de aço ou de madeira e mantidos
em locais próximos ao trabalho, de fácil acesso. Exceto quando contém
documentos semi-ativos/encerrados e que aguardam temporalidade e destinação.
3.1.3 Ordenação: os documentos devem ser agrupados de acordo com as
competências/atividades que os geraram.
As etiquetas das pastas
colocadas em seqüência devem expressar essa classificação.
3.1.4 Identificação das Pastas: podem ser utilizadas etiquetas auto-colantes ou encaixáveis nas
projeções e estas devem conter a identificação da competência/atividade da Área
em termos resumidos e/ou também expressar o conteúdo.
Veja
os exemplos abaixo:
Exemplos
da Unidade "Zeferino Vaz"*:
Área:
Congregação
Competência/Atividade:
compor e encaminhar lista tríplice para escolha do diretor.....
Código
da Atividade: 1.1.1
Etiqueta
da Pasta: Congregação
Escolha Diretor (1.1.1)
1. Conjuntos de documentos da mesma
competência/atividade reunidos dentro de uma única pasta:
Conjunto de Documentos da Pasta:
Congregação
1.1.1 Escolha do Diretor
Lista
tríplice
Cédula
para consulta (modelo)
Listagem
de presença
Atas
2. Documentos arquivados em várias Pastas dentro de uma mesma
competência/atividade:
Pasta
1
Etiqueta
: Congregação
Escolha
Diretor (1.1.1)
Atas e pautas
Pasta
2
Etiqueta:
Congregação
Escolha
Diretor (1.1.1)
Listagem de presença
Pasta
3
Etiqueta:
Congregação
Escolha
Diretor (1.1.1)
Ofícios
Observações:
Em todos os casos o ano correspondente deve estar dentro
do maço que agrupa os documentos dentro da pasta.
(*)
Unidade fictícia.
3.2 CONSERVAÇÃO PREVENTIVA
Medidas
de conservação que visam preservar os documentos e em conseqüência as
informações geradas pelas Unidades e necessárias ao cumprimento de suas
atribuições, devem ser observadas durante a produção, trâmite e arquivamento
corrente.
Recomenda-se:
1.
Não dobrar o papel
2.
Não expor documentos à luz solar
3.
Não rabiscar os documentos
4.
Evitar o uso de fita adesiva
5.
Evitar utilizar materiais oxidantes, em excesso (clip, grampos)
6.
Não perfurar os documentos desnecessariamente
7.
Manter as mãos sempre limpas
8.
Não comer e beber próximo a documentos
9.
Não use saliva para passar páginas de documentos
10.
Tomar cuidado ao transportar documentos
11.
Não apoiar os cotovelos sobre os documentos
12.
Imprimir os documentos gerados em meio eletrônico, que contenham informações
importantes para e sobre a Unidade e mantê-los em arquivo.
13. Evitar deixar fitas cassete ou de vídeo,
disquetes e CD-Rom, próximos a campos magnéticos.
ATOS LEGAIS UTILIZADOS
1. Lei nº8.159 de 08/01/91 - dispõe sobre a política nacional de Arquivos Públicos e
Privados;
2. Deliberação CONSU - A-8/95 publicada no DOE de 26/07/1995, que reformula o Sistema de
Arquivos da Unicamp;
3. Resolução GR 99/2000 de 22/11/2000 publicada no DOE 29/11/2000, p.29 - designa membros da Comissão
Central de Avaliação de Documentos da Unicamp. (Conforme Art. 21 da Del. Consu
- A-8/95.
4. Resolução GR 118/2000 de 22/12/2000 publicada no DOE 23/12/2000, p.23 a 29 - aprova as
Tabelas de Temporalidade de Documentos dos Institutos e das Faculdades da
Unicamp.
(As
Tabelas sofreram alterações e atualizações, por parte da CCAD, sendo que a
última versão impressa a ser utilizada é a de junho de 2001);
3 Portaria GR 007/98 publicada no DOE de 12/03/1998 - aprova Tabelas de Temporalidade
de Processos da Diretoria Geral da Administração da Unicamp.
4 Portaria GR 146/95 publicada no DOE de 01/11/1995 - aprova Tabelas de Temporalidade
de Documentos da Diretoria Acadêmica da Unicamp
3)
armazenar em armários próprios, os conjuntos por ano, separados dos arquivos
ativos;
4)
periodicamente, proceder as eliminações e os recolhimentos ao Arquivo
Central/SIARQ.
FONTE:
Arquivo central do sistema de arquivos da Universidade Estadual de Campinas –
UNICAMP
www.metodocad.com.br
