Acondicionamento de documentos
facilita a declaração do IR
Empresas terceirizam serviço
de arquivo para facilitar a organização e localização
Para facilitar a localização de
documentos sempre que necessário e também por ocasião da declaração do imposto
de renda ou em caso de malha fiscal, muitas empresas estão contratando o
serviço terceirizado de organização, acondicionamento e gerenciamento de
documentos.
Focadas em sua especialidade ou
atividade, as empresas não se concentram em organizar documentos de forma
correta, estão mais focadas em seu trabalho e função, porém todo processo gera
documento. Muitas companhias, no entanto, encaram isso apenas como um
‘arquivo morto’ colocado em um local ou sala qualquer, como se atrapalhassem,
porém é um centro de informação necessária, que poderá ter dados importantes se
um dia faltarem numa regulamentação.
Apesar de toda a evolução
tecnológica e informática, o acúmulo de documento ainda é muito necessário nas
empresas públicas ou privadas devido à observância da Lei nº 8.159 de 08 de
janeiro de 1991, que regula a política nacional de arquivos. Algumas
informações de arquivo devem necessariamente ser mantidas na forma original em
papel, sem permissão para tê-los apenas digitalizados. Por isso, terceirizar
essa tarefa de arquivar garante mais rapidez no acesso a informações e
integração entre empresas, ou mesmo dentro delas, fatores que justificam o crescimento
desse tipo de prestação de serviços.
Um dado interessante é que hoje
as empresas gastam seis vezes o valor da elaboração do documento só para
encontrá-lo e onze vezes mais para reproduzir novamente. Mais de 7% dos
documentos gerados são perdidos. Profissionais investem entre 5% e 15% lendo
informações e gastam mais de 50% do tempo procurando por elas. Nos EUA há cerca
de 4 trilhões de papeis e essa taxa cresce mais de 22% ao ano. No Brasil, ainda
não há estatística, mas uma das principais características do nosso sistema é o
elevado número de consulta ao mesmo documento.
No Brasil há poucas empresas que
prestam este serviço, porém algumas apenas guardam em caixas ou arquivos
lacrados. O ideal é buscar um serviço que seja mais completo, que além de acondicionar,
organiza e também gerencia. Mas, há também como terceirizar a organização fora
ou dentro da empresa e guardá-los dentro da própria corporação. É oportuno que
este serviço seja customizado conforme a necessidade da companhia.
De qualquer forma, terceirizar
oferece diversas vantagens a pequeno custo: abertura de maior espaço físico na
empresa; preservação da integridade do mesmo; acondicionamento adequado,
evitando a degradação; agilidade e facilidade na disposição dos documentos
sempre que solicitado e necessário; gerenciamento e proteção das informações;
tecnologia, experiência e um atendimento especializado.
Documento desorganizado causa
prejuízos, além disso a malha fiscal pode cobrar dentro do período de
prescrição, que é de até cinco anos.
Artigo de:
Cristiano Oliveira –diretor
da C.A.D - http://www.metodocad.com.br/
